Időgazdálkodás: meghatározás, technikák és tanulás

Egyáltalán nem szükséges időgép birtoklása az idő helyes beosztásához, de érdemes megismerni az erők másodpercenkénti elosztásának szabályait. Főleg azoknak, akiknek az „idő pénz” szó nem üres frázis, hanem életmottó. Ha Ön is közéjük tartozik, akkor létfontosságú, hogy legalább alapvető időgazdálkodási ismereteket elsajátítson.

Az időgazdálkodás szó szerint angolul fordítva "time management". Ez nem jelenti azt, hogy egy ilyen művészet elsajátítása után képes leszel a múltba vagy a jövőbe költözni. Az időgazdálkodás fő funkciója, hogy életed minden percét hatékonysá tedd. És ez nem csak a munkáról szól, hanem egy egész rendszerről van szó, amely összeadja életünk számos elemét. Egyszerűen fogalmazva, az időgazdálkodás meghatározza a napi, hét, hónap vagy akár év ütemtervét.

Ne gondolja, hogy ezt a meghatározást és fogalmat csak az üzleti életben használják. A háziasszonyoknak gyakran nincs elég idejük az összes házimunka elvégzésére. És gyakran ez egyáltalán nem történik meg, mert nincs elég erejük, egyszerűen nem osztják be megfelelően az időt és az erőfeszítést.

Az időgazdálkodás mindenekelőtt az egyes alkalmazottak személyes hatékonyságának növelésére szolgál a munkahelyén, és ennek eredményeként az egész szervezet termelékenységének növelésére, legyen az high-tech szerszámgépgyár vagy szépségszalon. Annak érdekében, hogy kiválaszthassa a megfelelő időgazdálkodási módot, amelyet ez vagy az a személy használni fog, először nemcsak személyes céljait és célkitűzéseit kell tanulmányoznia, hanem a személyes tulajdonságait, a célok négyzetét és még a bioritmusokat is.

Ha helyesen számolja ki az összes emberi erőforrást, akkor minden, még a legforgalmasabb és legkeresettebb szakembernek is mindig lesz elég ideje a munkára és a pihenésre.

Az időgazdálkodási munka alapelvei, hogy megfelelően osszuk el a terhelést magunkon és az időn. Ki kell emelni a főbb feladatokat, és megszabadulni az „időfalóktól”. Elnyelői közé tartozik az Ön számára semmit nem jelentő internetes vagy irodai kommunikáció, a levelére vagy SMS-ben érkező, felesleges hírek vagy reklámlevelek megtekintése, számos füst- vagy teaszünet stb.

Mielőtt megfelelő ütemtervet alakítana ki, fontossági sorrendet kell felállítania. Ennek egyik leghíresebb és leghatékonyabb módszerének szerzője az Amerikai Egyesült Államok 34. elnöke, Dwight D. Eisenhower. A lényeg a következő. Ossza fel az összes tervezett tevékenységet 4 részre:

• sürgős és fontos;
• sürgős, de nem fontos;
• fontos, de nem sürgős;
• nem sürgős és lényegtelen.

Először is válasszuk el a búzát a pelyvától, és válasszuk ki, mire van igazán szükségünk. Valóban el kell menned holnap a boltba egy barátoddal, hogy segíts neki születésnapi ajándékot választani az anyjának? Talán nyugodtan megbirkózik ezzel a küldetéssel egyedül? Ezt az időt valamivel fogod tölteni, ami valóban megéri az erőfeszítéseidet. A ne feledje, hány órát töltött értelmetlen beszélgetésekkel ugyanazzal a barátjával telefonon, és most képzelje el, mennyi mindent tehetett volna ezalatt az idő alatt.

Naponta hány órát töltesz azzal, hogy az ismerőseid fotóit nézegeted a közösségi oldalakon? De ez nem csak a drága idő, hanem az érzelmek is, amelyeket sokkal hatékonyabban lehet felhasználni. Ugyanez vonatkozik a pasziánszjátékok „kiülésére” és más „izgalmas” szórakozásra.

Lehetetlen felfogni a mérhetetlenséget, és nehogy lehangolódjon attól, hogy mindig nem csinál semmit, először ne emelje fel a lécet. Pontosan annyit foglaljon bele a tervbe, amennyit reális megvalósítani, és mindig hagyjon tartalékban egy kis időt, hogy amikor váratlan akadályokkal vagy sürgős problémákkal szembesül, legyen ideje megbirkózni mindkettővel.

Mielőtt nekilátna egy adott feladatnak, döntse el, hogy milyen célt szeretne elérni. Miért kell egy héten belül ötödször törölnie az asztalát? Ön a tökéletes tisztaság híve? Igaz ez, vagy csak egy nedves ruhával szeretné elterelni a figyelmét az üzletről? Miért mentél el teát tölteni egy nap tizedik alkalommal, tényleg meg akartad inni, vagy ez elvonta a figyelmedet a fő feladataidtól?

Egy másik árnyalat, amelyet figyelembe kell venni a cél időben történő elérése érdekében, az, hogy ne becsüljük túl. Értsd meg, miért vállalsz egy nagy projektet. Mit szeretne elérni - pénzt, hírnevet, becsületet a kollégáktól vagy előléptetést. Csak ha megérti, mi az igazi cél, akkor teljesen motiválhatja magát, és elfoglalhatja magát a munkával anélkül, hogy idegen dolgok elterelnék a figyelmét.

Használj minden győzelmet üzemanyagként további utazásodhoz. Adj magadnak "osztályzatokat" vagy akassz ki "érmeket". Ha egy projektet időben lezárt, vagy idő előtt megtette, ne azonnal vállalja a következőt, élvezze a „befejező” pillanatot, emlékezzen ezekre az érzésekre, és csak azután lépjen tovább. Ne felejtse el jutalmazni magát a jól végzett munkáért.

Ne ragadj meg mindent. Nincs tíz kezed, és csak egy fejed van. Ha egyszerre több dologgal foglalkozol, fennáll annak a veszélye, hogy egyiket sem fejezed be, legalábbis minőségileg nem fogod tudni megcsinálni. Mintha verset tanulnánk és egy fizika feladatot oldanánk meg egyszerre. Ez, látod, irreális. A munkahelyen is így van.

És itt a háztartásban, hogy időt és energiát takarítson meg, néhány dolgot kombinálhat. Hiszen amíg a burgonya fő, vagy a salátához való tojás hűl, teljesen letörölheti a port az ablakpárkányról, vagy porszívózhatja például a padlót a konyhában.

Ne hagyja, hogy vállalkozása a maga útján haladjon. Készítsen napi munkatervet. Ideális esetben ezt előző este kell megtenni. A másnapi időbeosztásnál ne feledje, hogy vis maior helyzet bármikor előállhat. El kell vinnie anyját a kórházba, vagy korán el kell vinnie gyermekét az iskolából. Mindig hagyj magadnak időt ezekre az „esetlegességekre”. Ha ezekhez az igényekhez nincs szüksége, költse további tevékenységekre.

Egy másik fontos szempont. Mindenképpen szánjon egy kis időt a pihenésre. A szünetek elengedhetetlenek. Szüneteket a könnyű gyakorlatokhoz, az ebédszünetet és még a gyermek felhívását is bele kell foglalni az ütemtervbe.

Ezen kívül meg kell alkotnia, figyelembe véve saját bioritmusukat... Ha délelőtt vagy, akkor a legnehezebb feladatokat tűzd ki a nap elején, a második felét pedig hagyd a legkevesebb fizikai, szellemi és erkölcsi erőfeszítést igénylő tevékenységekre. Ha „bagoly” vagy, és a fejed csak az ebédidőhöz közeledve kezd el dolgozni, akkor reggel végezd el a legegyszerűbb feladatokat, hozz fontos döntéseket, amikor tested tele van életenergiával.

A „befektetés” szó leggyakrabban pénzügyi befektetést jelent. Befektetsz valamibe, ami soha nem hoz bevételt? Senki nem ad egy rubelt a tegnap megsemmisült üzemre, mert ez egy halott beruházás. Így van ez az idővel is. Ne tedd abba, ahol kiszáll, mint egy pipa. Újabb, érdekfeszítő témájú talkshow kezdődött a tévében, sürgősen kapcsold ki a képernyőt. Kérdezd meg magadtól, miért van szükséged erre az információra? Éppen? Akkor miért pazarolja erre a drága idejét?

Egy barát felhívott, és ismét az idióta férjéről kezdett beszélni? Gyorsan fejezze be a beszélgetést, és tanácsolja barátjának, hogy forduljon pszichológushoz, vagy regisztráljon egy társkereső oldalon.

Ha a fenti szabályok mindegyikét betartja, de még mindig nincs elég ideje, próbálja ki valamelyik technikát, amelyet időgazdálkodási szakemberek és „véletlenszerű” emberek különböző időpontokban fejlesztettek ki. Az egyik legelterjedtebb módszer az egész világon a „paradicsom” technika. Egy átlagos olasz diák találta ki, akinek soha nem volt ideje felkészülni a vizsgákra.

Egy napon úgy döntött, hogy kézbe veszi önmagát és idejét. Ehhez a leggyakoribb konyhai eszközt - egy paradicsom formájú időzítőt - használtam (innen ered az egyszerű technológia neve). 25 percre elindította az időzítőt, és ezalatt csak a tanulmányaival foglalkozott. Képzeld el a meglepetését, mert szó szerint azonnal volt elég ideje felkészülni. Próbáld meg ugyanezt tenni.

Indítson el egy időzítőt (ébresztőórát) egy adott időre, amely alatt csak egy meghatározott feladatot hajthat végre. Sem egy telefonhívás, sem egy új levélről szóló értesítés e-mailben, sem semmi más nem vonhatja el a figyelmét ettől a feladattól. Nagyon hamar érezni fogod, hogy sokkal gyorsabban haladsz a célod felé, mint korábban.

Érezze magát úgy, mint egy sajtkészítő egy másik népszerű időgazdálkodási módszer, a Swiss Cheese segítségével. Abban az esetben használják, ha semmilyen módon nem tudnak elkezdeni egy nagy projekt megvalósítását. Ebben az esetben azt javasoljuk, hogy ezt a projektet egy négyzet alakú sajt formájában mutassák be, és kezdjenek el belőle egy svájcit készíteni, sok nagy lyukkal. Minden lyuk egy konkrét feladat, amelyet el kell végezni a végeredmény elérése érdekében.

Ha nem tudja, melyik végről kezdje, próbálja ki az első véletlenszerűen megjelenő „lyukat”. Tegyen minimális erőfeszítést, és akkor minden megy, mint a karikacsapás. Az egyetlen feltétel az, hogy ne hagyd abba, amit elkezdtél. Hagyja, hogy a megtörtént csak nagyon kis részének tűnjön a kigondoltnak, de lépjen tovább bármely szakaszba, csak akkor, ha pontosan meghatározza, hogy "egy mozdulattal" megbirkózik vele. Ellenkező esetben a sok lyuk helyett egy nagy, mélységhez hasonló lyukat kapsz, amelybe az idő és az energia is beleesik.

Szigorúan tartsa be a határidő szabályát. A kifejezés Amerikából érkezett hozzánk. Szó szerint lefordítva azt jelenti, hogy "holtvonal". Úgy gondolják, hogy kezdetben ez volt a börtönben lévő vonal neve, amelyen áthaladva a foglyot azonnal megölték. A nem olyan távoli helyeken már régóta nem alkalmaznak ilyen módszereket, de az üzleti környezetben nagyon elterjedt. A modern világban a határidő egy olyan vonal az időtérben, amelyet semmilyen módon nem lehet átlépni.

Ez a technológia különösen népszerű a távmunkát végzők körében. Nincs, aki "beilleszthesse" őket, ezért magának kell keretet szabnia. Gyakran használják kreatív szakmák - újságírók vagy reklámalkotók - számára is. A határidőnek azonban van egy közbülső szakasza is - a piros vonal (fordítva "piros vonal"). Ez az az időszak, amikor át kell adni a durva munkát - a fennmaradó idő a hibák kijavítására, átdolgozására, módosítására van szükség, amelyet az ügyfél elvégezhet.

Néha egyszerűen nem tudunk nekivágni a feladatnak, csak azért, mert úgy tűnik számunkra, mint egy elefánt, elsöprő. Hogy megkönnyítse a dolgát, ossza fel a nagy mennyiséget kis darabokra. Kezdje kicsiben.

Például egy vidéki házban általános takarítást kell végeznie, vagy fel kell újítania. Mindkettő fenyegetően hangzik. És ha apró lépésekre bontja a folyamatot? Készítsen egy táblázatot, ahol a javítás lesz a tetején (általános takarítás), majd az altételeket: ablakok, ajtók, padlók, bútorok stb. Egyetértek, így a munka már nem tűnik túl nehéznek. Ezért ne csinálj légyből elefántot.

Isteni módszer "Kairos". Az ókori görögök Kairost a boldog pillanat istenének tartották. Az időgazdálkodás szakértői úgy döntöttek, hogy egy modern ember úton van vele. A módszer lényege abban rejlik, hogy ne pazaroljunk külön időt arra, hogy mit lehet mással kombinálni. Például anyukádnak ajándékot kell vásárolnod március 8-án. Döntse el, hol szeretné csinálni, és nézze meg, van-e hamarosan más üzlete a város ezen területén.

Lehetséges, hogy egyszerre 3 vagy 4 célt kombinálhat egy helyen (menjen el a bankba, hogy feltöltse a számláját, vásároljon újdonságot stb.). Ugyanez vonatkozik az üzleti találkozókra is. Mielőtt tárgyalásra indulna, fogalmazza meg az összes kérdést és javaslatot, amelyet felhalmozott a beszélgetőpartner számára. Lehetséges, hogy ezek megoldásához elég egy telefon vagy egy ebédidős értekezlet. És ne felejtse el megnézni, van-e más elfoglaltsága, ahová mész.

Kipróbálhatja az ebben a cikkben található összes tippet, de először a legegyszerűbb gyakorlatokat kell követnie. Például állítsa be szabályként, hogy ne rendezze át az ébresztést, ha megszólal. 5 vagy akár 10 perc múlva nem fog tudni aludni, de könnyen elkéshet a munkából, ami után egész nap időhiányt fog tapasztalni, és aligha fog mindent megtenni.

Általánosságban elmondható, hogy nincsenek különösebb titkok az időmegtakarításban. Íme néhány további ajánlás.

• Használja kollégái vagy családtagjai készségeit. Ossza meg velük munkáját – delegáljon jogkört. A kiskutató minden bizonnyal szívesen segít Önnek, a férj (fia, lánya) pedig jól megbirkózik az alapvető házimunkákkal, például a szemétszállítással vagy a kenyérvásárlással.
• Ha úgy dönt, hogy életstílussá teszi az időgazdálkodást, jobb, ha részt vesz egy speciális szemináriumon, vagy meghív egy szakembert ezen a területen a munkafolyamat optimalizálása érdekében.

A cikk elolvasása bónuszaként itt van egy újabb life hack az Ön számára. Legalább havonta egyszer, de lehetőleg hetente szervezz magadnak egy „tiszta napot”, amelyet telefon, e-mailes kommunikáció vagy azonnali üzenetküldőben kell eltöltened. Ez egy kis szünetekkel járó vajúdásos bravúr, ami alatt minden esetet "takarítani" kell, ha hirtelen egy héten (hónapon) nem jutott volna valamire.