Elutasítás a jelölttől az interjú után: az értesítés okai és módjai

Az üzleti kommunikáció egy kommunikációs formátum, amelynek megvannak a maga szabályai, normái, előírásai és ajánlásai. Sajnos nem minden cég tartja be a formátumot, néha durván megsértik azt, vagy egyszerűen figyelmen kívül hagyják az üzleti etikettet. És gyakran ilyen baklövések történnek olyan helyzetben, amikor elutasítják azt a jelöltet, aki nem ment sikeres interjún.

Elsőbbséget élvez az őszinte hozzáállás, amely az interjú után megmagyarázza a jelöltnek az elutasítást. De ezeknek olyan okoknak kell lenniük, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a fogadó cégben kialakult szakmai imázshoz és a jelölt tulajdonságairól alkotott elképzeléshez. Ha maga a jelölt kér magyarázatot az okokra, szakmai mulasztás lenne ezt is megtagadni tőle.

Vannak azonban olyan okok, amelyeket nem szabad hangoztatni. Soroljuk fel őket.

• Ha nem tetszik a jelentkező megjelenése, életkora, az önmegjelenítés egyes jellemzői. Ha mindez szubjektív értékeléssel magyarázható, akkor ilyenek természetesen nem hangzanak el. Ez indokolatlan döntésnek tűnik a munkáltató részéről. Talán így van.
• A diszkrimináció tilos, ezért az önmagát tisztelő munkáltatónak sem erkölcsi, sem törvényi joga nincs ennek gyakorlására. De ez elméletben van. A gyakorlatban a nemi alapú diszkrimináció gyakran akkor nyilvánul meg, amikor a munkáltató biztos abban, hogy egy nő (vagy férfi) nem fog tudni megbirkózni egy adott munkával, ezért el kell tőle megtagadni az állást. Ez a megközelítés teljesen elavult, sőt, elítélendő. De még ha a munkáltatót éppen egy ilyen értékelés vezérli, ennek hangoztatása kettős hiba.

Az elutasítás lehetséges okai lehetnek:

• a jelentkező magas követelményei;
• hamis adatok;
• helytelenül összeállított önéletrajz;
• önbizalomhiány, ami előre láthatóan negatívan befolyásolja a munkát;
• gyakori munkahelyváltás;
• késés, a jelentkező tiszteletlen hozzáállása az interjú formátumához, a szakemberekhez.

Egy állás megtagadása egy dolog, de a magyarázat megtagadása még nagyobb hírnévveszteséget jelent. Különösen azokban az esetekben, amikor a casting vagy a verseny több lépcsőben zajlik, és a pályázót a végső interjúkon „kigyomlálják”. Ebben az esetben a munkáltató a kiválasztási eredmények alapján kis szakmai beszámolót készít, amely átláthatóvá teszi a kiválasztási eljárást, ami segítheti a potenciális jelentkezőt a további elhelyezkedésben.

Még egyszer érdemes megjegyezni - válaszolnia kell. Ez az információ nemcsak a jelentkező számára fontos (kétségtelenül megérdemli a tiszteletet), hanem egy olyan cégnek is, amely meg akarja őrizni az üzleti hírnevét, ezért szeretné átláthatóvá, tárgyilagossá, áttekinthetővé tenni a szakemberválasztást.

Ehhez az állásponthoz ragaszkodnia kell: minden jelentkező potenciális partner. Ma lehet, hogy elutasítják, holnap pedig a cég részévé válik (ügyfél vagy kolléga). És egy visszautasítás, amelyet magyarázat és értesítés nélkül adnak meg, nagy mínusz a cég számára.

Ideális esetben maga az interjú során, vagy akár annak bejelentésekor is egyértelműen megjelöli a szűrési társaság a válaszadás időpontját. Ez egy okos megközelítés, amely előre strukturálja a kapcsolatot. A kérelmező nem fog idő előtt aggódni, rendelkezésére áll egy világos cselekvési algoritmus. És ez fegyelmezi a munkáltatót is.

A maximális válaszidő 2 hét. Minden, ami nem fér bele ebbe a határidőbe, a toborzási folyamat szervezetlenségéről beszél a cégnél. Feltételezhető, hogy a jelölt nem keres más utakat, válaszra vár. Ezért 2 hétnél tovább várakozni egyszerűen tiszteletlenség.

Fontolja meg a lehetőségeket, hogyan értesítheti a kérelmezőt az elutasításról.

• Telefonon keresztül. A leggyakoribb lehetőség. A kiküldetésben részesült alkalmazottat oktatni kell a jelentkezővel való kommunikációra. Üzleti hangnem, kommunikációs stílus, barátságos hozzáállás, világos és értelmes válasz - ez kell egy ilyen kommunikációban.
• Írásbeli elutasítás. Írhat is a jelentkezőnek, ha van megállapodás az ilyen kapcsolódásról. A HR osztály számára sablonleveleket készíthet, melyeket korrektül és tiszteletteljesen írnak meg. Ha az elutasítás erre az időszakra vonatkozik, de a cég potenciált lát a pályázóban, nem zárkózik el attól, hogy ezt más projektekben (a jövőben) is meglássa, akkor ezt a levélben jelezni kell.

Egyes cégek számára a felelősségkizárás megírása egész probléma. Vannak, akik zavarban vannak, mások nagyon keményen viselkednek, és valaki nem egészen egyértelmű válaszokat ad. Vannak erre sablonok - tippek, hogyan utasítson vissza tiszteletteljesen és hozzáértően.

Minta hiba figyelmeztető szöveg.

• Helló, Irina Alexandrovna! 2019. szeptember 20-án interjút készítettek értékesítési vezetői pozícióra. A Fórum nevében szeretném megköszönni az idejét. Láttuk, hogy profi és fejlesztésre törekvő szakember vagy, kellemes benyomást hagytál magadról. Sajnos más jelöltre esett a választásunk. Önéletrajza az adatbázisunkban marad, ha a cégnél hamarosan megfelelő üresedés jelenik meg. Örömmel hívjuk meg együttműködésre. Minden jót! Elena Petrova HR vezető.
• Jevgenyij Ivanovics! Tájékoztatjuk Önöket az Everest Alapítvány kulturális projektek vezetői posztjára kiírt pályázat eredményéről. Számunkra érdekesnek bizonyult az önéletrajza, de a jelentkezők között volt olyan szakember, aki a mai állás szerint a leginkább megfelel a jelöltválasztás kritériumainak. Kívánjuk, hogy olyan pozíciót találjon, ahol szakmai eredményeit és lehetőségeit értékelik. Ha engedélyt ad, önéletrajza megmarad az adatbázisunkban. Toborzási osztály, Everest Alapítvány.

Minden attól függ, hogy mi volt a verseny, valamint attól, hogy hány jelentkezőt kell értesítenie az elutasításról. Ha 7-10-nél többen vannak, akkor nem csak úgy hív mindenkit a munkáltató. De ha ez a munka a személyzeti osztály képviselőire, a titkárnőre hárul, akkor telefonon ragaszkodhat az udvarias és szép visszautasításhoz.

Ajánlások a kérelmezőnek a helyes és helyes elutasításhoz.

• Ne lépje túl a jelölt üzleti tulajdonságait. A megjelenésre, nemre, életkorra vagy rasszra vonatkozó bármilyen utalás diszkriminációnak minősül. A diszkrimináció pedig arra késztetheti a kérelmezőt, hogy bírósághoz forduljon.
• Ne ígérje meg, hogy a jövőben felveszha ez egy egyszerű kísérlet a kudarc enyhítésére.
• Ügyeljen a helyesírási, nyelvtani és központozási hibákra, amelyek szintén részei a veled kapcsolatos élménynek.
• Ne írj túl hosszú szövegeket. Lényeges és tömör – így kell megírni az elutasítást.
• Ha rendelkezik információval arról, hogy a pályázó hol pályázhat az állásra, jelezze másik levélben vagy hívjon.
• Ügyeljen arra, hogy a szöveget barátságos hangon fejezze be.