Összegzés

Tippek titkárnői önéletrajz írásához

Tartalom

Mit csinál egy szakember?
Szerkezet
Mit nem kell megadni?
Hogyan írjunk kísérőlevelet?
Minták

A cégtitkár vállalja a munkaügyi kollektíva tevékenységének szervezését és különösen a társaság vezetőjét. Ez a cégvezető asszisztense, ezért erre az állásra meglehetősen szigorú követelmények vonatkoznak a jelöltekre. Foglalkozzunk részletesebben a titkári pozíció sikeres önéletrajzának elkészítésének kérdéseivel.

Mit csinál egy szakember?

Bármely titkár munkája megkívánja azt a képességet, hogy gyorsan váltson egyik típusú munkatevékenységről a másikra. Ez a személy sokrétű feladatot lát el, de mindegyik célja a cég vezérigazgatójának segítése a munkájában, valamint a munkájának és személyes idejének megtakarítása. Hagyományosan ennek a szakembernek a munkaköri feladatai közé tartozik az irodai munka, a telefonnal, mini-automata telefonközponttal és irodai berendezésekkel végzett munka, a hívások újraelosztása, valamint találkozók, üzleti utak és egyéb munkák szervezése.

Recepciós felelős az ügyfelek és látogatók kezdeti fogadásáért, telefonos kommunikációért, faxok fogadásáért, valamint a vezetői tárgyalások kiszolgálásáért.
Az ügyintéző munkaköri feladatai magában foglalja a vállalkozás alkalmazottai leghatékonyabb interakciójának megszervezését, az irodahelyiségek rendjének fenntartását, az irodai berendezések szervizelését, a vállalat irodájának ellátását az összes szükséges irodaszerrel és háztartási cikkel.
A személyi asszisztens menedzser feladatai némileg eltérőek. Ez a szakember mindig tudatában van a közelgő eseményeknek.Az ő vállára esik a főnöki munkaértekezletek ütemezése, a személyi megbízások teljesítése és sok egyéb, általában minden esetben egyénileg megbeszélt feladat.
Bírósági hivatalnok általában egy bíróhoz kötődnek - ez az alkalmazott részt vesz a bírósági üléseken és elvégzi az összes szükséges dokumentummunkát. Az igazságügyi titkár foglalkozik iratok archiválásával, anyagok hivatalba történő átadásával, a bírósági ülés jegyzőkönyvének vezetésével, valamint az idézések kiküldésével. A munkakör betöltéséhez nagyon magasak a követelmények: a munkavállalónak felsőfokú jogi végzettséggel és legalább 2 éves szakmai gyakorlattal kell rendelkeznie.
sajtótitkár felügyeli a márkabemutató kérdéseit, kapcsolatba lép a médiával, válogatást állít össze a releváns hírekből. A személyi asszisztens minden levelezést átvesz, minden üzleti papírt elkészít a cég első személyének, összegyűjti a fontos döntések meghozatalával kapcsolatos ilyen vagy olyan információkat, valamint végrehajtja a főnök egyszeri megrendeléseit is.

Az iskolában a közjegyzői asszisztens, a titkár-fordító, valamint az oktatási egység munkatársának tevékenységében is van sajátosság.

Szerkezet

Minden önéletrajz több blokkból áll. Az alábbiakban ajánlások találhatók arra vonatkozóan, hogy mit érdemes ezekben feltüntetni a leendő titkár számára.

Felelősségek

Bővített változatban bármely titkár munkaköri listája a következő:

beérkező levelek, kérelmek átvétele, továbbosztása, felelős személyeknek történő átadása;
a dokumentáció elfogadása a vezető által aláírásra;
bejövő telefonhívások fogadása és továbbítása;
üzleti tárgyalások szervezése a főnök számára;
fellebbezések, levelek és egyéb dokumentumok elkészítése a főnök kérésére;
értekezletek, munkaértekezletek előkészítése, a szükséges anyagok összegyűjtése, a rendezvény valamennyi résztvevőjének értesítése azok megtartásának helyéről és időpontjáról, az ülések jegyzőkönyveinek véglegesítése;
Szolgáltatások biztosítása a vezető vendégek találkozójának megszervezéséhez;
az adminisztrációs utasítások vállalat alkalmazottai általi végrehajtásának ellenőrzése;
a cég adminisztrációjának biztosítása a munkavégzéshez szükséges irodaszerekkel, irodatechnikai eszközökkel és egyéb eszközökkel, elősegítve a személyzet zavartalanságát;
látogatók fogadása;
a cég archívumának karbantartása;
üzleti utak szervezése a cég első személyének: jegyvásárlás, valamint szállodai szobák foglalása;
egyéb megbízások teljesítése.

Ha titkárhelyettesi állásra pályázik, akkor készüljön fel arra, hogy a feladatsor kiegészül okmányellenőrzéssel, elemző áttekintések készítésével, beszámolókhoz, felszólalásokhoz szükséges anyaggyűjtéssel.

Készségek

A titkári állásra sikeres pályázónak rendelkeznie kell az önéletrajzon feltüntethető alábbi képességekkel:

irodai munka;
telefonbeszélgetések lefolytatása;
ügyfelek találkozója és kezdeti tanácsadása;
az iroda életének fenntartása;
levelezés feldolgozása;
rendezvények és üzleti találkozók szervezése;
a fej időgazdálkodása;
irodai berendezések és irodai számítógépes programok ismerete.

A vállalat tevékenységi területétől függ, hogy mely készségek élveznek elsőbbséget... Például, ha titkárra van szüksége egy egészségügyi központban, akkor aligha lesz szüksége az irodai munka és a munkafolyamat mélyreható ismeretére, aligha lesz szüksége a vízum megszerzéséhez szükséges dokumentumok elkészítésének képességére. Ez a pozíció megköveteli az ügyfelekkel való kommunikáció képességét, az orvostudomány alapjainak ismeretét, a nagy volumenű telefonos kommunikáció képességét.

Eredmények

A szakmai eredmények minden munkáltató számára fontosak, a legjelentősebbek között általában a következő pontok szerepelnek:

a vállalati munkafolyamat optimalizálása;
optimális munkakörnyezet kialakítása az irodában;
az osztályok közötti interakciós rendszer megszervezése;
Utazási támogatás;
futár- és takarítószolgálatok tevékenységének koordinálása.

Szakmai és személyes tulajdonságok

A hozzáértő titkárnak olyan fontos tulajdonságokkal kell rendelkeznie, mint:

nyitottság a kommunikációra;
felelősségvállalás és az eredményekre való összpontosítás;
aktív élethelyzet;
multitasking környezetben való feladatok ellátásának képessége;
az egyik tevékenységről a másikra való gyors váltás képessége;
rossz szokások hiánya;
stressztűrés;
pontosság és alaposság;
a vágy, hogy a megkezdett dolgokat a végére vigyük;
tisztesség;
a személyes adatokkal való munka képessége;
Helyes szóbeli és írásbeli nyelvtudás;
az üzleti etikett jó ismerete;
a csapatban való cselekvés képessége.

munkatapasztalat

Ha már dolgozott titkárként, akkor nem lesz nehéz leírnia munkatapasztalatát. Sokkal nehezebb dolguk lesz azoknak a jelentkezőknek, akik először keresnek munkát ezen a szakterületen. A tapasztalat hiánya azonban nem ok az idegeskedésre, mindig kiemelheti azokat a kulcsfontosságú készségeket, amelyekkel rendelkezik.

Például megadhatja:

folyékony angol és spanyol nyelvtudás;
az összes alapvető irodai program megléte;
irodai berendezések ismerete;
10 ujjas érintéssel történő gépelés (300 karakter percenként).

Mindig ki kell emelnie az „ütőkártyáit” – így a munkáltató láthatja, hol vagy erős, és érdeklődni fog a jelöltséged iránt.

Oktatás

Ahhoz, hogy egy jó hírű cégnél titkárhelyettesi állást betölthessen, felsőfokú végzettséggel kell rendelkeznie. A hatékony feladatellátás azonban gyakran megköveteli irodai munkával, archiválással kapcsolatos kiegészítő tanfolyamok és képzések, valamint irodai berendezésekkel való munkavégzés oktatása... Kisebb irodákban a titkárok gyakran látják el a társult ügyvédi feladatokat, vagy vezetnek számviteli nyilvántartást. Ebben az esetben jogi vagy gazdasági végzettségre lesz szüksége.

Titkár-ügyintézői és recepciós munkakör megpályázásakor a felsőfokú végzettség megléte nem elengedhetetlen.

Mit nem kell megadni?

Foglalkozzunk még egy kicsit azon, hogy mit nem kell feltüntetni az önéletrajzban.

Hobbik és hobbik... Nem szükséges részletesen leírni, hogyan szeret virágot termeszteni / kötni / hímezni, ha a jövőbeni tevékenységének ehhez semmi köze.
Minden elérhető munkatapasztalat. Sokan olyan pozíciókkal kezdik pályafutásukat, mint például eladó, portás vagy takarító. Ha több mint 10 éve dolgozik, akkor bőven elég lesz 2-3 helyen megszállni hasonló szakterületen.
A titkárnőnek kellemes megjelenésűnek kell lennie, ezért célszerű fényképet csatolni az önéletrajzhoz. Itt azonban nem megengedettek a szexuális felhangok – korlátozza magát egy szigorú igazolványképre. Előfordulhat, hogy a fürdőruhában vagy étteremben lévő képeket hibásan reprodukálják.

Hogyan írjunk kísérőlevelet?

A kísérőlevél nem kötelező, de ennek ellenére jó benyomást tesz a potenciális munkáltatóra. Nem érdemes megismételni benne mindazt, ami magában az önéletrajzban le van írva. Itt jeleznie kell az állás iránti érdeklődését, és röviden hangsúlyoznia kell az alapvető készségek és kompetenciák meglététhogy segítse szakmai feladatai teljesítését.

A levél végén köszönjük érdeklődését, és kifejezi őszinte reményét a válasz iránt.