Szakma titkár-gépíró

Az írógépek eltűntek a használatból, a múzeumba kerültek, de nem múlt el az igény egy olyan személyre, aki dokumentumokat gyűjt, a megfelelő mappákba rakja, látogatókkal találkozik és telefonál. A cikkben elmondjuk a "titkár-gépíró" szakmát a modern világban - annak jellemzőit, követelményeit és azt, hogy hol van szükség ma ilyen szakemberekre.

A gépíró titkár az egyik fiatal titkári beosztás. Bár ma már nem írógépen, hanem számítógépen dolgozik ez a szakember, a nevet nemcsak a hagyomány őrizte meg, hanem a munka előadói jellegének hangsúlyozása érdekében is. (ellentétben a magasabb beosztású adminisztratív és titkári beosztásokkal - vezető asszisztens, titkár-asszisztens, ügyintéző, irodavezető).

A szakmára, az elvégzett feladatokra vonatkozó információkat két dokumentum tartalmazza:

• "A vezetők, szakemberek és egyéb alkalmazottak pozícióinak egységes képesítési referenciakönyve" - ​​rövidítve EKS (korábbi nevén ETKS);
• szakmai szabvány "A szervezet szervezési és dokumentumkezelésének szakembere."

A jelentkezés elsőbbsége a szakmai színvonal. A modern piac sajátosságaihoz igazodik, teljesebb és részletesebb leírást tartalmaz a munkaügyi funkciókról.

A szakmai standard a titkár-gépíró munkakört a 3. képesítési szintbe sorolja - azaz feladatai közé tartozik a munkavégzés vezető szakember általi ellenőrzése, minimális önálló döntéshozatal és vezetői funkciók.

A titkár-gépíró fő feladata a szövegek és dokumentumok összeállítása, az információk sokszorosítása és rendszerezése sablon szerint (dokumentumok szkennelése, másolása, újranyomtatása, formanyomtatványok kitöltése, levelezés rendezése, bejövő és kimenő iratok nyilvántartása).

Mint minden szakmának, a gépíró titkári szakmának is megvannak a maga sajátosságai:

• a munkát meglehetősen megterhelő jelleg jellemzi, miközben a munkavállalónak képesnek kell lennie monoton gépelési munkát végezni, kommunikálni az emberekkel, a cég arca és hangja lenni.
• nincs merev feladatlista - a titkár végrehajtja a vezető különféle parancsait;
• ez a pozíció kiváló karrierkezdet, és egy leendő vezető számára hasznos tapasztalatszerzési lehetőség;
• a munka nőnek számít (ez még a címben is tükröződik), bár a férfi titkárok nem kevésbé keresettek;
• a fő készség a csapattal való helyes kapcsolatok kialakítása, és egyáltalán nem a gépelés sebessége.

A szakmai standard általánosított követelményei alapján minden szervezetben kidolgozásra kerül egy belső munkaköri leírás - a munkavállaló jogait és kötelezettségeit szabályozó fő dokumentum.

Ez a dokumentum határozza meg az alkalmazottak által egy adott szervezetben végzett funkciók listáját. Egy tipikus utasításban a funkcionalitás egyszerűen megismételheti a szabvány megfelelő rendelkezéseit (korábban a „Felelősségek” részt gyakran teljesen átmásolták a CEN-ből). Az utasítások általában a következő pontokat tartalmazzák:

• különféle anyagokat nyomtat a fej irányában;
• megszervezi a fej telefonbeszélgetéseit.

Szükség esetén tételek pontosíthatók, pontosíthatók, a felelősségi körök - a szabványhoz képest - bővíthetők vagy szűkíthetők, ha azt a szervezet sajátosságai megkívánják. Például az iskolai titkár-gépírónőnél pontokat lehet feltüntetni, hogy megszervezi az iskolai munkavégzést vagy tanulást igazoló igazolások kiállítását, diáknyilvántartást vezet. Egy kereskedelmi társaságnál pedig a futárok utazási naplójának vezetésére és a vonatkozó igazolások kiállítására vonatkozó rendelkezések lehetnek.

A szakmai standard meghatározza a titkár-gépíró kinevezés minimális követelményeit - ehhez elegendő a teljes középfokú végzettség.

A speciális tanfolyamok további előnyt jelentenek. Ráadásul sem a CEN, sem a szakmai szabvány semmilyen módon nem korlátozza az ilyen kurzusok elvégzését igazoló követelményeket. Ezért bármilyen képzési programot kiválaszthat a titkárok számára az állami és magán képzési központok javaslatainak hatalmas listájáról.

Bár a titkárnő gépírónőnek nincs szüksége komoly iskolai végzettségre és tudományos ismeretekre, gyakorlati készségekre van szüksége:

• magabiztos számítógépes ismeretek, irodai programok ismerete, irodai eszközökkel való munkavégzés képessége, műveltség, gyors gépelési sebesség;
• a kompetencia keretein belüli dokumentációval való munkavégzés képessége - ismeri a formanyomtatványok, kézbesítőlevelek, a levelezés és egyéb iratok rendezési és nyilvántartási szabályait;
• fejlett kommunikációs készségek, kapcsolatépítés képessége partnerekkel, ügyfelekkel, alkalmazottakkal, az üzleti kommunikáció etikájának és etikettjének ismerete, a bizalmas és védett adatokkal való munkavégzés szabályai;
• a munkát szabályozó előírások ismerete.

A szakembernek nemcsak szakmai készségekkel kell rendelkeznie, hanem bizonyos személyes tulajdonságokkal is: magabiztosnak, udvariasnak, érzelmileg stabilnak kell lennie, képesnek kell lennie gyorsan eligazodni a szituációban, megoldani a konfliktusokat, dolgoznia kell multitasking módban és rutinmunka módban is, magas önszerveződéssel, figyelmességgel, felelősséggel kell rendelkeznie.

Korábban gépíró titkárok dolgoztak a gépirodákban. Ma ennek a szakembernek a munkája a legkeresettebb a következő szervezetekben:

• állami, közigazgatási struktúrákban;
• oktatási intézményekben (iskola, főiskola, egyetem);
• ügyvédi irodákban, magánügyvédeknél, közjegyzőknél;
• az archívumban.

Ezenkívül bármely más szervezetben megüresedhet. Ugyanakkor a magáncégeknél nem csak titkár-gépírónak, hanem titkár-adminisztrátornak, recepciós titkárnak, titkárnőnek is nevezhető a pozíció.