Szakma titkára

Szinte minden modern cég irodájában különleges helyet foglal el a titkár. Ez egy olyan szakember, aki segít a szervezet szervezettségében és működésében. Valójában közvetítő a vezető, az alkalmazottak, a partnerek és az ügyfelek között. Ennek a pozíciónak a megszerzése általában nem nehéz - felsőfokú végzettség és széleskörű munkatapasztalat nem mindig szükséges. És jó és érdekes karriert építhet a jövőben, ha hatékonyan és felelősségteljesen látja el feladatait.

A titkári hivatást az ókori Róma napjai óta emlegetik. A történészek szerint az ilyen munkásokat patríciusok és az ország nemes vagy egyszerűen gazdag polgárai vették fel. Az alsóbb osztályokból származó, jó végzettségű férfiakat alkalmaztak titkárként. Akkoriban az ilyen dolgozók feladatai közé tartozott az irodai munka, a levelezés és gyakran a pénzügyek, sőt a munkáltató titkai.

Oroszországban a titkári pozíció 1720-ban jelent meg I. Péternek köszönhetően. Szigorú követelményeket támasztottak a szakmával szemben - végzettség, jó törvényismeret, minden finomság és sajátosság megértése. A személyi titkári állásra 1840 óta van igény - a különböző vállalkozások sok vezetőjének gyakran van szüksége személyi asszisztensre.

A modern titkári hivatás gyakran az irodai fogadó- és szervezési munka – nem csak a vezető, hanem a kollégák, látogatók segítése.A titkárt ma már a cég arcának tekintik, megjelenése alapján az egész vállalkozás szilárdságát ítélik meg a látogatók. Manapság ezt a szakmát sajátosságai miatt túlnyomóan nőinek tekintik. A szakma fejlődése során a titkárság több irányzata is kialakult, szakiránytól függően.

• Irodai titkár (irodavezető). Feladata a telefonhívások elosztása, a vendégekkel való találkozás, a vezetői utasítások teljesítése és az iroda stabil működésének biztosítása (írószer, víz, stb. rendelése). Az állás megszerzéséhez a munkavállalónak nincs szüksége speciális végzettségre. A karrierlétrán gyakran ez a pozíció jelenti a kiindulási pozíciót.

• Titkár-asszisztens. A pozíció hasonló az irodavezetői pozícióhoz, de felelősségteljesebb és összetettebb. Itt a tervezési megoldások elkészítése, a dokumentumok szerkesztése, a különböző rendezvényeken elhangzott vezetői beszédek szövegeinek elkészítése, valamint a szervezet dolgozóinak munkájának részleges ellenőrzése lesz a feladat. Az ilyen pozíció megszerzéséhez speciális végzettség szükséges (tanfolyamok, képzési központ).

• A menedzser személyi asszisztense. Ez a pozíció megtisztelőnek számít. Az ilyen asszisztensnek kapcsolatokat kell kiépítenie a vezetőséggel, és bizalmi légkört kell teremtenie. A feladatok ellátásához szüksége lesz a szakma sajátosságainak, az irodai munka alapjainak ismeretére, a stressztűrésre és az önbizalomra. A munka általában szervezési és adminisztratív problémák megoldásából áll.

Ezeken a szakmákon kívül számos szűk specifikus szakterület létezik.

• Hivatalnok. Dokumentációt szervező, számlát készítő, bejövő és kimenő levelezést nyilvántartó alkalmazott, archívumot képez.
• Titkár-fordító. Az alapfeladatokon túl magas szintű idegennyelv-tudás is szükséges lesz. A munkavállaló részt vesz a külföldi partnerekkel folytatott tárgyalásokon.
• Igazságügyi titkár. A munkavállaló bírósági szolgálatot teljesít, ellenőrzi az üléseken való részvételt, a tárgyalásról jegyzőkönyvet vesz fel, bírósági aktusokat készít, végrehajtja a különböző bírói utasításokat.
• műszaki titkár. A feladatok ellátásához ismernie kell a "vak" gépelési módszert, válaszolnia kell a telefonhívásokra és tudnia kell irodai berendezésekkel dolgozni.

A modern szakma további jellemzői:

• üzleti levelezés;
• nagy sebességű gépelés "vak" módszerrel - anélkül, hogy a billentyűzetre nézne és mind a 10 ujját használná;
• különféle irodai berendezések használatának képessége;
• a dokumentáció (levelezés, archívum) rendszerezésének képessége.

A szakma előnyei a következők:

• nincs fizikai aktivitás;
• lehetőség nyílik fontos kommunikációs készségek megszerzésére, hasznos kapcsolatok kialakítására;
• nem kell szakképzettség az álláshoz;
• kényelmes körülmények között dolgozni;
• bizonyos esetekben az irodai berendezéseket személyes célokra használhatja (másoló, szkennelés);
• néha lehetséges a tanulás és a munka összekapcsolása.

Mint minden más szakmának, a titkári pozíciónak is megvannak a maga hátrányai:

• a vezetőség folyamatos szem előtt tartása;
• napi hibátlan megjelenés (főleg nagy cégeknél fontos);
• hasonló feladatok és rutinmunka (gyakran kis szervezetekre jellemző);
• a munka gyakran stresszes;
• a hatóság személyes, munkával nem összefüggő parancsainak teljesítése;
• ritkán van lehetőség önmegvalósításra;
• az üzemmód szabálytalan lehet.

A titkár fejlődési perspektívája gyakran megkérdőjelezhető. Egyes vezetők nem sietnek elveszíteni egy jó alkalmazottat és áthelyezni egy másik pozícióba.Mások megértőek, és gyakran felelősségteljes, szorgalmas és professzionális munkavállalókká léptetik elő.

Az a dokumentum, amely a munkavállaló jogait és kötelezettségeit szabályozza, munkaköri leírás, amely egyformán fontos a titkár és a vezetőség számára. Tartalmazza a munkaszerződés mindkét fél jogait és kötelezettségeit, ami lehetővé teszi a termelési folyamatok hatékony összehangolásának eszközeként történő felhasználását.

Az utasításoknak nincs egységes formája, ezért elkészítheti egy kész sablon segítségével, vagy saját dokumentumot fejleszthet. A dokumentum elkészítésekor fontos figyelembe venni, hogy az egyes cégeknél a titkárok ugyanazon alapmunka ellenére más-más funkciót látnak el.

A munkaköri leírást a szakmai színvonal figyelembevételével kell elkészíteni, és a következő főbb részeket kell tartalmaznia.

• Általános rendelkezések.
• Funkciók.
• Munkaköri kötelezettségek.
• jogok.
• Egy felelősség.

A munkaköri leírásban a fő feladatkörökön túl további funkciókat is be lehet vezetni, figyelembe véve a specializációt. Tehát a jegyző, a műszaki titkár, a katonai vagy tudományos titkár utasításai hasonló alapvető titkársági funkciókat tartalmaznak, de különböznek a speciális feladatoktól, amelyeket a dokumentumban fel kell tüntetni.

Klasszikus értelemben a titkár fő egységes feladataihoz a következő funkciók rendelhetők:

• biztosítja a vezető adminisztratív tevékenységét;
• üzleti levelezést folytat, beleértve a hívásokat és az e-maileket;
• leveleket fogad és továbbít, a beérkezett levelekre választ készít és küld;
• gyűjti és feldolgozza a vezető számára szükséges információkat, irodai munkát biztosít;
• elfogadja az alkalmazottaktól a dokumentumokat aláírás és áttekintés céljából további átadás céljából a vezetőséghez;
• üléseket, értekezleteket, értekezleteket készít elő, ezekről jegyzőkönyvet vezet;
• írószereket és egyéb, az iroda zavartalan működéséhez szükséges termékeket vásárol;
• megoldja a dolgozók, látogatók fogadásának szervezési feladatait;
• a betöltött munkakörhöz kapcsolódó egyéb munkát végez.

Ezenkívül a feladatok a következők lehetnek:

• a megbízások és megbízások végrehajtásának ellenőrzése;
• dokumentumok szkennelése és másolása;
• határidők törlése vagy elhalasztása;
• jegyek és szállodai szobák foglalása;
• utazási költségekről szóló beszámolók készítése;
• italok és finomságok készítése a vendégek számára.

A munkahelyi titkárnőnek gyakran és sokat kell kommunikálnia különböző emberekkel, ezért egy jó szakembernek a következő követelményeknek kell megfelelnie:

• tisztaság;
• pontosság;
• jóakarat;
• beszédkultúra;
• társaságkedvelő;
• rossz szokások hiánya.

Mivel a titkárnő a cég „arca”, a dolgozó kellemes megjelenése elengedhetetlen kritérium. Itt fontos megjegyezni, hogy stílusérzékről és ízlésjelenlétről beszélünk, nem pedig modell megjelenésről. A nők gyakran azért válnak titkárnővé, mert rugalmasabbnak, stressztűrőbbnek tartják őket, és képesek hangulatos légkört teremteni az irodában.

A titkári munka sajátossága, hogy rendszeresen segíti a vezetőt az üzleti életben. Emiatt az ilyen szakmai tulajdonságok rendkívül fontosak:

• felelősség;
• pontosság;
• figyelmesség;
• szorgalom;
• tanulhatóság;
• szervezet.

Titkárnői állás megszerzéséhez gyakran nincs szükség felsőfokú végzettségre, az elvégzett szakos tanfolyamok meglehetősen megfelelőek. Hasznosak lesznek a pszichológia, gyorsolvasás és gyorsírás területén megszerzett ismeretek. A titkári szakma alapismeretei szakkollégiumokban szerezhetők meg. Ilyen képzésben a 9. vagy 11. osztályt végzettek vehetnek részt, és a meglévő középfokú végzettségtől függően 1-3 évig tartanak.

Ha a választás egy jó hírű cégre esett, akkor fontos, hogy speciális oktatást szerezzen. Például az Orosz Föderáció Külügyminisztériuma alatt van egy képzési központ, amely titkárokat képez. A központban számítógépes ismereteket, az irodai munka alapjait, üzleti etikát és etikettet, valamint angol nyelvet tanítanak a hallgatóknak. Mivel a hazai egyetemeken nem folyik titkárnői képzés, a filológus, kommunikációs, pszichológiai és más hasonló területen végzett vizsgázók előnyt élveznek. Egyes cégek képzést nyújtanak azoknak a jelölteknek, akiket készek toborozni.

Dolgozhat titkárként egy jó hírű szervezetben, egy kisvállalkozásban és egy kormányzati szervnél, például egy iskolában vagy egyetemen. Ma szinte minden vezetőnek szüksége van titkárokra vagy asszisztensekre. A titkár pozícióját különféle mítoszok övezik - egyesek arról beszélnek, hogy érdekes karriert kezdenek ebben a szakmában, míg mások azzal érvelnek, hogy gyakorlatilag nincs előléptetés.

Valójában a szakmai előmenetel nagymértékben függ a személyes tulajdonságoktól. A kezdeményezőkészség és a kemény munka elősegíti, hogy magasabb pozícióba kerüljön a vállalaton belül, például először vezető asszisztensként, majd menedzserré váljon. A cég további fejlesztése a szakember kezében lesz.

A karrier elején nehéz magas fizetéssel számolni. A munkaadók általában 15 000-20 000 rubel fizetést kínálnak a tapasztalat nélküli dolgozóknak. a lakóhelytől függően. A nagyvárosokban általában magasabbak a bérek. Egy tapasztalt alkalmazott átlagos fizetése 30 000-45 000 rubel. egész Oroszországban. A magasabb végzettségű szakemberek, például a vezetők személyi asszisztensei és asszisztensei 60 000-80 000 rubelt keresnek.