Az üzleti beszélgetés típusai

Tudnia kell, hogyan kell megfelelően lefolytatni egy üzleti beszélgetést. Rövidnek és informatívnak kell lennie. Egy üzleti beszélgetés során főként olyan kérdések kerülnek szóba, mint a további együttműködés, a foglalkoztatás és a sokféle tranzakció.

Mindenekelőtt az üzleti beszélgetés szóbeli kapcsolatfelvétel olyan emberpár között, akik üzleti kapcsolatot kívánnak megkötni, megerősíteni vagy megszüntetni. Másodszor, szóbeli kommunikációt jelent a beszélgetőpartnerek között, akiknek felhatalmazásuk van a munkahelyi problémák, üzleti problémák megoldására. Harmadszor, a beszélgetés segítségével érhető el az eredmény a leggyorsabban.

Az üzleti beszélgetés a verbális kommunikáció egyik fajtája, és más kommunikációs módszerekkel ellentétben, mint a találkozó, üzleti levelezés, telefonbeszélgetés, számos előnnyel rendelkezik:

• Az üzleti beszélgetés lehetővé teszi, hogy a beszélgetőpartnerre vagy a benne résztvevő emberek csoportjára összpontosítson, ami azt jelenti, hogy személyesen orientált.
• A közvetlen kommunikáció mindkét fél számára kényelmes környezetben zajlik, ez a problémák gyorsabb megoldásához vezet.
• Emellett a laza légkör kedvezőbb feltételeket teremt az erős személyes kapcsolatok kialakításához, ami a munkafolyamat során a felek közötti könnyebb kommunikációhoz vezet.
• Jó lehetőség a mérlegelés tárgyának rugalmasabb megközelítésére.
• Az időráfordítás csökkentése, mivel a beszélgetőpartner azonnal reagál a kijelentésekre, ez hozzájárul a kitűzött célok gyors eléréséhez.
• Sokkal könnyebb személyesen meggyőzni a beszélgetőpartnert helyességedről és a megkívánt pozíció érvényességéről, ami egy számodra előnyösebb ajánlat elfogadásához vezet.
• A vezető kompetenciája folyamatosan növekszik a másik oldal észrevételeinek, értékeléseinek figyelembevétele miatt.

A beszélgetések lebonyolításával végrehajtott feladatok nagyon változatosak.

Az üzleti beszélgetés számos olyan funkciót tartalmaz, amelyek elengedhetetlenek a tárgyalásokhoz. Ezek tartalmazzák:

• az egy területen dolgozók azonnal megbeszélhetik a sürgető kérdéseket, és megoldást találhatnak rájuk;
• egy szobában tartózkodva a partnerek közösen keresik a megoldásokat, és különféle ötleteket is mérlegelnek a cél felé való elmozdulás érdekében;
• nagy a valószínűsége az üzleti szempontból nyereséges ügyletek megkötésének;
• az aktuális üzleti tevékenységeket összehangolják, ami az elvégzett feladatok minőségellenőrzéséhez vezet;
• az üzleti kapcsolatokat könnyű megfelelő szinten fenntartani a beszélgetés során, nem pedig a levelezés során;
• az alkalmazottak ösztönzése az üzleti életben való aktív részvételre irányuló motivációs ötleteken keresztül történik.

Az üzleti interjúkat három különböző helyzetben lehet lebonyolítani: új alkalmazott felvételekor, elbocsátáskor vagy tanulságos beszélgetés a fegyelmi megsértésekről.

Az állásinterjúkat kérdezz-felelek formátumban tartják, ami inkább egy interjú lebonyolítása. A legfontosabb az, hogy megbízható információkat szerezzen az új alkalmazottról, hogy azonosítsa szakmai tulajdonságait.

Az interjú fő feladatai állásra jelentkezéskor:

• megtudja, miért keres valaki munkát;
• meghatározza kompetenciáját a szükséges munkaterületen;
• azonosítani gyengeségeit és erősségeit, a főbb jellemvonásokat, esetleg a temperamentum sajátosságait;
• tájékozódjon a munkavállaló által a múltban elért eredményekről;
• kérdezd meg, milyen fizetést vár;
• meghatározza, milyen utasításokat vár a hatóságoktól;
• határozza meg, milyen főnökök jók és hatékonyak számára.

A munkavállaló munkából való elbocsátása utáni beszélgetés két típusra oszlik: saját elbocsátás és kényszer (létszámleépítés stb. miatt).

Az első típusú beszélgetés során a következőkre van szükség:

1. Határozza meg a munkavállaló elbocsátásának valódi okát.
2. Határozza meg, hogyan motiválta, mi okozta ezt a döntést (talán a gyártási folyamattal kapcsolatos elégedetlenség vagy a vezető figyelmetlensége, a kollégákkal szembeni neheztelés).
3. Tudja meg, mi nem felelt meg neki a munkahelyén, és fordítva. A harmadik szakasz a leginformatívabb.

Az ilyen beszélgetés szükségessége a főnökök fő feladatában rejlik - gondoskodni a vezetési tevékenységek hibáinak kijavításáról, és ennek figyelemmel kísérését a termelés minden szintjén.

Az elbocsátandó alkalmazottal folytatott beszélgetést a külföldi szakirodalom "búcsúbeszélgetésnek" nevezi. Ez másként történik:

1. A beszélgetést soha nem ütemezzük hétvégére vagy ünnepnapokra, mert ez tönkreteheti a hangulatot, és nemcsak magát a munkavállalót érinti, hanem családját és szeretteit is.
2. A beszélgetés nem a munkavállaló munkahelyén, valamint olyan helyiségben zajlik, ahol nagyszámú ember dolgozik, ez nagy érzelmi terhelést ró a beosztottra, ami bizonyos következményekkel járhat.
3. A beszélgetés 20 percig tart, mert a munkavállaló, aki értesült a kedvezőtlen hírről, nincs érzelmileg ráhangolódva arra, hogy meghallgassa, amit mondanak neki, és átgondolja a különböző tényeket, amelyeket a vezető próbál közölni, belemenni a helyzetbe.
4. A főnököknek pontosnak és korrektnek kell lenniük, különben a munkavállalót utolérhetik a kimondott szavak tisztességével kapcsolatos kétségek, amelyek vitákhoz és határozatok elleni fellebbezésekhez vezetnek. Különösen az érzelmes emberek azonnal sírva fakadhatnak.

A külföldi gyakorlatban külön "rehabilitációs program" működik az elbocsátottak számára. A gyakorlatban a főnökök egy másik vállalkozásnál keresnek üresedéseket, hogy a saját erejéből kétségbeesett alkalmazott ne adja fel. Úgy gondolják, hogy ez a program hasznos az elbocsátottak tekintélyszintjének fenntartásában a kollégák és a háztartások szemében.

Viszont fegyelmi beszélgetésre kerül sor bármely szabály megsértése esetén. Megkövetelik a munkavállaló munkájának kritikus értékelését a főnök oldaláról. Ezért egy ilyen beszélgetéshez:

1. A vezető köteles minden szükséges információt beszerezni a munkavállalóról és beosztásáról a hibás helyzetek elkerülése érdekében. A munkavállaló jellemzésének a lehető legpontosabbnak és részletesebbnek kell lennie.
2. A tájékoztatást sorra kell adni, mert egy jól felépített beszélgetés a probléma jobb megértéséhez vezet a beosztott részéről.
3. Egyetlen szabály van: nem kritizálhatod az elkövető személyiségét, csak a rosszul elvégzett feladatra figyelnek. Ezt a meghatározást mindig alkalmazni kell.

A legfontosabb eszköz a kérdések feltevésének képessége. A hatékony beszédkommunikáció alapvető szabályait mindig érdemes betartani:

• Helyesen és egyértelműen fel kell venni a kapcsolatot az Ön számára biztosított beszélgetőpartnerrel a jó eredmény elérése érdekében, és csökkenteni kell a felesleges kommunikáció idejét.
• Figyelembe kell venni, hogy milyen munkát végez, meg kell határozni hatósági jogköreit, fel kell tenni a munkaterület határainak kérdését, hogy pontosan tudjuk, mi a felelőssége a munkavállalónak.
• Az élettapasztalatot és a munkatapasztalatot, valamint a munkaszférán kívüli érdeklődését, gondolkodási folyamatát mindig figyelembe kell venni. Minden ember egyéni, ami azt jelenti, hogy mindenkinek saját megközelítésre van szüksége. A sablonos kifejezések módszere itt nem fog működni, mindig gondolkodni kell.
• A dolgozóval tisztelettel kell bánni, nem kell figyelni esetleges beszédhibáira vagy külső hibáira.
• Az üzleti beszélgetés fő célja az információátadás folyamata, azt egyértelműen, tervszerűen kell megszervezni, ne féljen előadni elképzeléseit, megcáfolni a beszélgetőpartner érveit, kiválasztani a helyes érvelést, pontosan megfogalmazni állításait, ill. ne öntsön vizet. Ne feledje, a döntés mindig megbeszélést követ.

• Ha arra törekszik, hogy jobban megértse a felmerült probléma természetét, akkor elkerülheti a hosszadalmas és felesleges beszélgetéseket "körül-körbe", ez segít az üzleti beszélgetésben érintett személy vagy embercsoport erősebb befolyásolásában.
• A probléma helyes bemutatása és megfogalmazása olyan értékelésekhez vezet, amelyek arra ösztönzik a beszélgetőpartnert, hogy kifejezze a problémához való hozzáállását, vagy motiválja a megoldások keresésére, felszabadítja, és egy ötlet előterjesztésére kényszerítheti. A besorolásnak egyértelműnek kell lennie.
• A párbeszéd helyes megszervezése segít abban, hogy jobban megértse ellenfelét, segít elkerülni a holtpontokat, vagy olyan helyzeteket, amelyek feldühíthetnek, irritálhatnak, irritálhatnak. Segít megőrizni a beszélgetés legjobb légkörét, és kellemes benyomást hagy maga után.

Nyilvánvaló, hogy a beszélgetésre való felkészülés szabályai változhatnak, és egyik sem nevezhető tévedhetetlennek. Minden a fejlődő helyzettől függ. Hasznos lesz azonban felhívni a figyelmet a következő előkészítési lehetőségekre:

• kezdetben ez magában foglalja az interjúterv elkészítését;
• majd a kapott anyag összegyűjtése és feldolgozása a vezető kérdésben való kompetencia növelése érdekében;
• mindig joga van szerkeszteni a meglévő információkat, erre találták ki az üzleti beszélgetéseket.

A megfelelő helyszín kiválasztása az interjúhoz mindenképpen befolyásolhatja az interjú kimenetelét. Számos megközelítés létezik, amelyek a helyzettől függően eltérőek. Olyan személyt, aki nem az Ön cégének alkalmazottja, meghívhatnak interjúra az irodaházon kívül.

Egy másik példa: találkozás a kérdező irodájában, ezt általában speciális helyiségnek nevezik. Fel kell szerelni mindennel, amire szüksége van. Az Ön és beszélgetőpartnere körülvevő környezet legyen a lehető legkényelmesebb, a fő tényező a nyugalom.

Válassza le az összes telefont. Figyelmeztesse kollégáit, a titkárnőt a tervezett megbeszélésre, mert az idegenek, a felesleges telefonálások egyszerűen idegesítenek, ez megzavarhatja a kitűzött feladatok teljesítését, egyszerűen megzavarhatja a folyamatot.

Számos „alapértelmezett” szabály van, amelyek finoman, de jelentősen befolyásolhatják egy üzleti beszélgetés kimenetelét. Az alkalmazott technikák gyakran pozitív eredményekhez vezetnek. A beszélgetés során alkalmazni kell a partnerek alapvető viselkedési modelljeit. A Strukturális Üzleti Alapelvek a vállalati ranglétrán is segítenek feljebb lépni.

Nem szükséges az alkalmazottakkal találkozni a munkahelyen. A találkozó helye lehet étterem, kávézó, klub és akár egy ház is. A cél, amelyre törekedni kell, a kényelem. A kényelem az, ami segít a legjobb eredmény elérésében. De nem szabad túlságosan elragadtatni magát, ha a helyzet inkább "intimnek" tűnik, az ellenkező eredményre vezethet.

Az az időpont, amikor úgy dönt, hogy üzleti beszélgetést folytat, nagyon fontos szempont. Miután átgondolta ezt a pontot, érdemes időpontot egyeztetnie. Segít, és a kezedbe fog játszani, ha természetesen a te oldaladra akarod fordítani a kezdeményezést, és így magát a helyzetet is könnyebben irányíthatod.

Miután eldöntötted a helyet és az időpontot, kitűznod kell magadnak bizonyos célokat, amiket elérni vagy elérni, majd ki kell dolgozni egy stratégiát, amit ehhez követni fogsz, majd meg kell fogalmaznod a beszélgetés szerkezetét. Fontos figyelembe venni a résztvevők elhelyezkedését is. A fő technológia az, hogy közvetlenül és ugyanazon a szinten kell néznie a beszélgetőpartnert.

Tények, amelyek hozzájárulnak egy üzleti beszélgetés sikeréhez. Mindenekelőtt ennek magában kell foglalnia a professzionalizmust, végül is a választott területen való kompetencia és a probléma világos látásmódja segít megbocsátani, gyorsan megbirkózni a feladatokkal és elérni a szükséges célt.

• Az eredményre való állandó összpontosítás az előnyöd lesz, csak a cél közvetlen követése vezet annak eléréséhez, semmi sem fog változni, ha továbbra is a kanapén fekszel.
• Ritmus, világosan fel kell vázolni a feladatokat, célokat a terv egyértelmű követése érdekében.
• Az érvelés telítettsége azt a benyomást kelti, hogy Ön a leginkább érdeklődő személy, és megkapja a "pitéket".
• De ne feledkezzünk meg az információtovábbítás keretéről, bár egy kis humor még mindig megfelelő lesz.
• Ne félj, ha nem megy azonnal zökkenőmentesen a beszélgetés, sokszor a kudarc oka nem csak benned, hanem beszélgetőtársa hangulatában is rejlik.
• Nagyon fontos, hogy hogyan adja elő az információkat. Mindig ki kell választani a megfelelő szavakat. Az érveknek erősnek kell lenniük. A hangulat kedves. A hangban bizalom van.

• Kerülni kell a vitákat és a felesleges feszültséget a beszélgetésben. Kezdésként higgadtan mérje fel a helyzetet, tisztázó kérdések segítségével próbálja meg a megfelelő irányba terelni a beszélgetést. Ne mutasson önbizalomhiányt vagy védtelenséget a cél nevében – hogy meggyőzze vagy túlbeszélje a beszélgetőpartnert.
• A féktelen kategorikus ítéletek tönkreteszik a beszélgetés lényegét, ezt nem szabad elfelejteni. Az emberek gyakran nem tudnak egyetérteni, mert "hány ember - annyi vélemény". Keressen kompromisszumot, mindig is ez volt a legjobb módja a rendkívüli kérdések és problémák kezelésének.
• Ha válaszolnia kell a felvetett kifogásokra, először próbáljon időt nyerni, és engedje meg, hogy a beszélgetőpartner önállóan válaszoljon a saját kérdéseire, esetleg cáfolja azokat.
• erre alkalmas a probléma közvetett elutasítása, több ellenvetés meghallgatása, a lényeg megragadása érdekében nyugodt hangnemben kell tovább beszélni, s ha nem vár a válasz, lágyítani kell a megfogalmazást;
• a személyes elfogultságok és ítéletek nem segítenek rajtad;

• nem szabad elsietni a következtetést, mert különbség van tény és vélemény között;
• azokban az esetekben, amikor a beszélgetőpartner élénk önhittséggel "provokálni" próbál, és vitatkozni próbál, vegye fel a "várás" álláspontját, és várja meg, amíg ő maga zsákutcába jut;
• ne felejtsd el: a döntésnek mindig a megbeszélést kell követnie, különben a beszélgetőpartner kritizálhat téged, vagy egyetérthet mindennel, ami nem vezet jó eredményre.

A megfelelően felépített beszélgetés az Ön hűséges asszisztense. Ehhez előre fel kell készülni a beszélgetésre, meg kell határozni a találkozás helyét és időpontját, elő kell készíteni a megfelelő kapcsolatfelvételt a beszélgetőpartnerrel, helyesen kell megfogalmazni a problémafelvetést, ki kell választani a beszélgetőpartner érveinek megfelelő érvelését vagy cáfolatát, alternatív kilépési lehetőségek elemzése, az optimális megoldás kiválasztása, a megállapodás rögzítése, korrekt elköszönés.

A beszélgetés végén elemezze a kommunikációs taktikáját, valamint a beszélgetés eredményét.

Az alkalmazottak felvétele bizonyos erőfeszítést, tudást és tapasztalatot igényel a vezetőtől. Az interjú során folytatott üzleti beszélgetések bonyodalmairól lásd alább.