A telefonos üzleti kommunikáció finomságai

Az üzleti kommunikáció művészete a tárgyalások fontos aspektusa, és évek óta nem veszítette el jelentőségét. A telefonos üzleti kommunikáció intenzitása évről évre növekszik. A mobilkommunikáció fejlődésével pedig a kommunikáció egyik fő módjává válik. A telefonbeszélgetési készségek gyakorlásához fontos ismerni az üzleti kommunikáció bonyodalmait és szabályait.

A telefon fontos szerepet tölt be a modern világban, mert segít kommunikálni a családdal, barátokkal, kollégákkal, vezetőkkel és üzleti partnerekkel.

Tehát egy bizonyos körrel folytatott beszélgetés során az ember a megfelelő kommunikációs módszert alkalmazza, és például soha nem fog párbeszédet folytatni a főnökével, mint egy közeli barátjával. Ebben a helyzetben egy formálisabb típusú kommunikációt alkalmaznak.

Az üzleti etikettet azoknak az alkalmazottaknak is alkalmazniuk kell, akik közvélemény-kutatást végeznek, hívásokat fogadnak az ügyfelektől vagy telefonos tárgyalásokat folytatnak. Gyakran a sikeres telefonbeszélgetések válnak a jó üzleti kapcsolatok kulcsává. És még a vállalat imázsa is teljes mértékben múlhat azon, hogy az alkalmazottak képesek-e kompetens párbeszédet folytatni telefonon.

Manapság a hívások többsége mobil eszközökön keresztül történik. Ezzel a kommunikációs eszközzel be kell tartania néhány szabályt.

• Mindig kapcsolja ki telefonját, vagy állítsa be rezgésre az ügyféllel folytatott üzleti találkozón, moziban vagy szemináriumon.
• A mobileszköz érzékenyebb a hangra, mint a vezetékes telefon. Ezért olyan helyzetben, amikor nyilvános helyen személyes beszélgetést kell folytatni külső beavatkozás nélkül, egyszerűen csak csendesen beszélhet, és a beszélgetőpartner biztosan hallani fogja Önt.

• Ne csengessen túl hangosan a telefonján. Másokat meg tud ijeszteni.
• Próbáld rövidre fogni. Harmadik felek jelenlétében a beszélgetés nem tarthat 30 másodpercnél tovább, különben fennáll annak a veszélye, hogy udvariatlannak tűnsz egy személy előtt. Ha a telefonbeszélgetésnek alapos oka van, például egy hozzátartozó betegsége vagy jelentősebb tranzakció, akkor a jelenlévőket értesíteni kell a helyzetről.
• Kerülje a telefonbeszélgetéseket üzleti ebéd közben. Ha sürgősen válaszolni kell a hívásra, akkor hagyja el az asztalt, és kevésbé zsúfolt helyen beszéljen.

Az etikus telefonos kommunikáció elengedhetetlen a vállalat hatékony működéséhez. A telefonbeszélgetés kultúrája az üzleti kommunikáció sajátos fajtája. Az etikett szabályainak ismerete segít megerősíteni az üzleti kapcsolatokat és növelni a szervezet jövedelmezőségét.

• Üdvözölni kell azt, akivel a telefonbeszélgetés jön. Erre a legalkalmasabb kifejezések a napszakhoz kapcsolódó kifejezések ("Jó reggelt", "Jó napot" vagy "Jó estét").
• A szolgálati telefonbeszélgetés során fontos figyelni saját intonációját. Annak érdekében, hogy ne idegenítse el a beszélgetőpartnert, udvariasan és nyugodtan kell beszélnie, elkerülve a felesleges érzelmeket.

• A köszönés után ajánlott bemutatkozni, és megadni a nevét, beosztását és szervezetét.
• Ha felhív egy személyt, akkor mindig érdemes tisztázni, hogy kényelmes-e neki abban a pillanatban, hogy beszéljen.
• Az etikai normák megkövetelik, hogy a második vagy harmadik csengetés után vegye fel a telefont.
• A beszélgetés során ne dohányozzon, egyen és ne igyon.
• Ha a hívó a szervezet másik alkalmazottja iránt érdeklődik, akkor a beszélgetést át kell irányítani hozzá, vagy be kell kapcsolni a várakozás funkciót.
• Olyan helyzetben, amikor rossz számot írt, bocsánatot kell kérnie a beszélgetőpartnertől, és azonnal el kell búcsúznia anélkül, hogy felesleges kérdéseket tenne fel.
• Soha ne telefonáljon kora reggel, ebédszünetben vagy a nap vége előtt.
• A vezető helyett a titkár vagy az asszisztens kezdeményezhet vagy fogadhat hívásokat.

• Csak akkor hívhatja partnere vagy ügyfele személyes számát, ha ő maga adta meg az elérhetőségeit. De hétvégén és ünnepnapokon az ilyen hívások tilosak.
• Vannak esetek, amikor egy beszélgetés megszakad egy rossz kapcsolat miatt. Ebben a helyzetben annak kell visszahívnia, aki először hívott.
• Ne húzza el a beszélgetést. Egy hosszú beszélgetés unalmassá és bosszantóvá válhat. Ha a kommunikáció késik, és a beszélgetés célja nem valósult meg, akkor másnap visszahívhatja az ügyfelet, vagy személyes találkozót egyeztethet.
• A beszélgetés befejezése után ajánlatos köszönetet mondani a beszélgetőpartnernek, és udvariasan elköszönni tőle, miután előzetesen megkérdezte, van-e kérdése. Ez az egyszerű művelet befejezi a beszélgetést, és további együttműködésre ösztönöz.

Gondosan fel kell készülnie a telefonbeszélgetésre, és számos konkrét műveletet kell végrehajtania. Nézzük meg közelebbről a főbb pontokat.

• Csak világos beszélgetési terv elkészítése után érdemes felhívni a beszélgetőpartnert. A kisebb részletek kizárása érdekében grafikus vagy sematikus vázlatokat készíthet.
• Írja le a fontos kérdéseket, amelyeket ne felejtsen el feltenni tárgyalás közben.
• Készítsen dokumentumokat, amelyekre a kommunikáció során szüksége lehet (levelezés, jelentések, szerződések).

• Előzetesen tájékozódjon a beszélgetőpartnertől a hívás kezdeményezésére alkalmas időpontról.
• A kapott információk rögzítéséhez készítsen jegyzetfüzetet vagy naplót.
• Tekintse meg azoknak a személyeknek az általános listáját, akik részt vesznek a beszélgetésben, hogy névvel és családnévvel szólíthassa meg őket.
• A szám tárcsázása előtt próbáljon pozitív hangulatra hangolódni, akkor az érzelmi állapotának természetesen a beszélgetőpartner hajlamát kell okoznia.
• Telefonbeszélgetés során ügyeljen az irodai kommunikáció biztonságára, mert értékes információk kerülhetnek a versenytársak kezébe.

Vannak olyan pontok is, amelyeket ki kell küszöbölni és nem engedni a közelgő telefonbeszélgetésből.

• Nem szükséges üzleti ügyeket megvitatni egy ismeretlen vagy véletlenszerű személlyel. Jobb, ha személyesen egyeztetünk időpontot.
• Nem ajánlatos döntést követelni olyan személytől, aki erre nem rendelkezik felhatalmazással, vagy másként gondolja. Hozzájárulását telefonon is megadhatja, bár ezt a döntést ellenezni fogja.
• Ne hangozzon kéréseket, ha nem biztos abban, hogy a beszélgetőpartner egyetért Önnel, és segíteni akar.

A telefon szerepe az üzleti kommunikációban kettős. Nagyon gyakran elvonja a figyelmet a napközben elvégzett sürgős feladatokról, ugyanakkor sok feladat megoldását is felgyorsítja. Éppen ezért szükséges elsajátítani a telefonbeszélgetés azon alapelveit, amelyek hozzájárulnak annak hatékonyabb felhasználásához.

Nagyon fontos az üzleti kommunikáció technikájának elsajátítása azon alkalmazottak számára, akiknek a munkájának sajátosságai a potenciális ügyfelekkel folytatott telefonbeszélgetések. Sok cég már az első szavaktól próbálja felvenni a kapcsolatot a hívóval, hogy valódi vásárlóvá tegye.

A cégek különböző módokon versenyeznek az ügyfelek vonzására. A szolgáltatások népszerűsítésének fontos szakasza a telefonos értékesítés, ezért a vezetőknek helyesen és tapintatosan párbeszédet kell folytatniuk az ügyfelekkel, különben a nyereséges szerződések a versenytársakhoz kerülnek.

A következő tippek segíthetnek abban, hogy sikeresek legyenek üzleti telefonhívásaiban.

• Javasoljuk, hogy felhívja azt a személyt, aki bármilyen hasznos szolgáltatást nyújtott Önnek. A hála szavai nagyon fontosak a jövőbeli együttműködés szempontjából.
• Beszélgetés közben mindig mosolyogjon. Mosolyát és optimizmusát minden bizonnyal érezni fogja az előfizető.
• A tárgyalási folyamat során próbálja megjósolni a beszélgetőpartner beszélgetésének menetét.
• Soha ne használjon káromkodást vagy köznyelvet. Ez ellentétes a kommunikációs kultúrával.
• Használjon olyan kifejezéseket és kifejezéseket, amelyeket a hívó megért.
• Ne takarja el a kézibeszélőt, miközben valakivel párhuzamosan beszél. Így megnyilvánul a beszélgetőpartner iránti tiszteletlenség.
• Magabiztosan és pontosan fejtse ki álláspontját, mert a pontosság a királyok udvariassága.

• Fontos, hogy gyorsan tárgyaljunk, késedelem nélkül válaszoljunk a feltett kérdésekre vagy a zavaró javaslatokra. Szünet csak akkor indokolható, ha a szakember a tárgyalásokhoz szükséges dokumentációt keresi. Ha a szünet elhúzódik, akkor a személynek minden joga megszakítani a kommunikációt.
• A telefonos, valós vagy virtuális kommunikáció pillanataiban rendkívül udvariasnak kell lennie. A hangos kiabálás és beszéd az etika megsértésének minősül.
• Helyesen búcsúzzon el a beszélgetőpartnertől, mivel a beszélgetés ügyes vége nem kevésbé jelentős, mint a párbeszéd fő része. Lehetőséget adhat a beszélgetőpartnernek, hogy elsőként tegye le a telefont. Így egy baráti hullámra zárod a beszélgetést.

Természetesen jó dikcióra van szükség a sikeres telefonos kommunikációhoz.Ha kifejezőbbé szeretné tenni beszédét, és kellemesebbé tenni a hangját, használja a következő videó leckéit.