Üzleti etikett és etika

A jelenlegi üzleti realitás az, hogy a piaci pozícióját erősíteni kívánó közép- és nagyvállalkozók mindössze 15%-a éri el a célt. Emiatt az üzleti etikett jelentősége megsokszorozódik, hiszen a normák be nem tartása számos egyéb okból kifolyólag gyakran hasznos üzleti kapcsolatok megszakadásához vezet.

Tág értelmezésben az etika általános attitűdök összessége, amelyek célja a társadalmi viszonyok szabályozása. Ennek megfelelően az üzleti etika az üzleti területen az interakció elfogadott rendjével és stílusával kapcsolatos kérdésekkel foglalkozik.

Az üzleti kapcsolatok etikai vonatkozásainak részletei az üzleti etikett, ideértve például a tárgyalási eljárást, a vállalati magatartás szabályait, az üzleti hagyományokat és rituálékat, az alárendeltségi elemeket, a kommunikáció és írásmód és stílusok kérdéskörét, korrektség a partnerekkel és üzlettársakkal való kapcsolattartásban.

Az etika és etikett, mint annak szerves része, jelentősége abban rejlik, hogy a hosszú távú gyakorlat eredményeként kialakult szabályozási keretek nagymértékben leegyszerűsítik a kommunikációt, érthető és nyilvánosan elérhető kontextust teremtve az üzleti szférában, amely lehetővé teszi helyesen érheti el a célokat és jelentősen időt takaríthat meg.

Vagyis egy speciális üzleti problémák megoldására szolgáló algoritmusról beszélünk, amely racionálisan és konfliktusmentes formában teszi lehetővé a kívánt üzleti célok kitűzését és sikeres elérését. Az algoritmusban való jártasság szintje lehetővé teszi, hogy közvetlen következtetéseket vonjunk le egy üzleti partner vagy ellenfél professzionalizmusának fokáról egy üzleti vitában.

Ebben az összefüggésben fontos betartani a következő alapelveket:

• pontosság mindenhol és mindenben;
• az információbiztonság betartása;
• józan önzetlenség;
• az üzleti környezetnek megfelelő kedvező imázs;
• Helyes szóbeli és írásbeli nyelvtudás;
• az üzleti beszédkultúra szabályainak betartása.

Az üzleti levelezés típusai változatosak, és bizonyos fokú megegyezéssel két fő típusra oszthatók:

• államközi - állami szervezetek, külképviseletek és tisztségviselők között (különböző feljegyzések, memorandumok és egyéb formák) - a diplomáciai kapcsolatok elemei;
• kereskedelmi - az intézmények és szervezetek közötti üzleti kapcsolatok területén használt félhivatalos státuszú levelek.

A szolgálati levél írásmódjának a nyelvi és néhány hagyományos eltérés ellenére is van egy bizonyos közös alapja és a kialakult gyakorlat által kialakított irányelvek csoportja. Például számos protokollkövetelmény, amelyeket a küldő és a címzett rangja határozza meg, a kölcsönös tisztelet és helyesség kezdeti beállításain alapul. Ezért, a dokumentum típusától függetlenül, szerkezetileg feltétlenül tartalmaznia kell a következő elemeket:

• fellebbezés (a címzett hivatalos státusza);
• bók (a levél udvarias vége);
• aláírás;
• dátum (az üzenet írásának napja, hónap, éve és helye);
• a feladó címe (vezetéknév, munkakör, cím a levél 1. oldalának tetején vagy alján található).

Ezenkívül számos rendelkezés vonatkozik közvetlenül a levelekre:

• az üzleti leveleket nyomtatványokra vagy papírlapokra helyezik, kizárólag az elülső oldalukra;
• az oldalak arab számokkal vannak számozva;
• az üzenetek nyomtatott szöveggel vannak kitöltve;
• a törlések és javítások a dokumentumtörzsben elfogadhatatlanok;
• a dokumentum be van hajtva szöveggel befelé;
• a levélre adott válasz várakozási ideje nem haladja meg a tíz napot.

Az üzleti üzenetnek kifejezett célorientáltnak kell lennie, és egy kérdést kell tartalmaznia, és a szöveg teljes jelentésének teljes mértékben meg kell felelnie annak tartalmának, legyen az üzletjavaslat, kereskedelmi kérés vagy csak releváns információ.

Az üzleti üzenetek osztályozása sokrétű, funkcionális és célorientáltságuk függvénye. Például a betűk a következők:

• értesítés;
• hasonlít;
• meghívók;
• Információs áttekintések;
• megrendelések;
• kísérő;
• más típusok.

A kereskedelmi levelezésben a legjellemzőbb:

• kérések;
• javaslatok;
• megrendelések;
• panaszok;
• garancialevelek.

Az üzleti kommunikáció egyik formájaként a definíció szoros értelmében a leveleket 2 típusra osztják - üzleti és magán-hivatalos.

Az üzlet magában foglalja a szervezetek és intézmények közötti levelezést. A magán-hivatalos levél olyan üzenet, amelyet magánszemély küld intézménynek, vagy fordítva, intézmény - magánszemélynek.

Az üzleti levelezés lefolytatásának számos szabálya van.

• A levélnek ösztönöznie kell az üzleti érdeklődés megjelenését a címzettben, egyértelműen és meggyőző bizonyítékok alapján bizonyítania kell a partnerség előnyeit és a partnerség megszakításának célszerűtlenségét. A szövegnek ösztönző, motiváló jellegűnek kell lennie az együttműködésre.
• A túlzott személyes érzelmek egy üzleti levélben nem a legjobb módja annak, hogy bizonyítsd az ügyedet és megoldd a problémát.
• A levél szövegének túlterhelésének és eltömődésének elkerülése érdekében kerülje a figuratív összehasonlításokat, metaforákat, allegóriákat és hiperbolákat.
• A téma világos és tömör bemutatásához jobb, ha egyszerű mondatokat használunk, kerüljük a részleteket és a túlzott részletezést. Az üzenet fő gondolatát rendkívül releváns érvekkel kell alátámasztani, amelyeket általában a levél mellékleteiben (diagramok, grafikonok, digitális adatok) helyeznek el.
• A szövegben ki kell emelni azokat a bekezdéseket, amelyek mindegyike önálló gondolatot képviselve új sorban kezdődik.

• Egy üzleti írásos üzenetben ne használjon leíró jelzőket, szükségtelen pontosításokat és részleteket. Az írás végén célszerű ellenőrizni a dokumentumot, és kiiktatni azokat a kifejezéseket, amelyek nem hordozzák a tényleges szemantikai tartalmat.
• Az írástudás a szöveg alapvető eleme. A helyesírási és egyéb hibák jelenléte az üzenetben elfogadhatatlan.
• A levél tárgya kötelező. A dokumentumokban a témát röviden és tömören kell tükrözni, ez időt takarít meg az olvasás során, és pozitívan jellemzi a feladót. Ha a levél e-mailben érkezik és különösen fontos információkat tartalmaz, akkor azt az elektronikus szolgáltatásban elérhető speciális „zászlóval” kell ellátni.
• A szöveg jó olvashatóságát az Arial vagy Times New Roman betűtípusok biztosítják, közepes betűmérettel. Ha szükséges, dőlt vagy félkövér kulcsötletek megengedettek.

• A szövegben célszerű a (3-4) alcímeket használni, amelyek megkönnyítik a bemutatott szöveg megértését.
• A felsorolások, listák és listák a legjobban speciális markerek segítségével készíthetők.
• A vállalati sablon (diagram) az üzleti kommunikáció hatékonyságának és objektivitásának kiváló mutatója. Vállalati szempontból különösen helyénvaló, mivel lehetővé teszi, hogy kedvező színben tűnjön ki, és tiszteletben tartsa a szükséges formalitásokat.

Jellemző az üzleti üzenet szerkezete. Hagyományosan a következőket tartalmazza:

• bevezetés;
• a fő rész;
• következtetés.

A bevezető összefoglalja a levél célját. A fő rész a kérdés lényegét írja le. Befejezésül kívánatos a fő rész tartalmát összefoglalni, például következtetések formájában. Az „utóiratok” és a különféle lábjegyzetek nem kívánatosak.

Összefoglalva, a formai manipulációra emlékeztető kifejezések nem megfelelőek, mint például: „Kölcsönösen előnyös partnerséget remélek” és így tovább. Jobb, ha üzleti levélben egyszerű kifejezésekkel búcsúzunk el – „Tisztelettel”, „Legjobb kívánságokkal” és így tovább.

Az üzenet alján fel van tüntetve: teljes név, munkakör státusza, cégnév és aláírás. Az elérhetőségek telefonszámai is feltüntetésre kerülnek.

A táblázatokat, grafikonokat külön fájlként (csomagként) csatoljuk, ezt a levél végén jelezzük. Ha van csatolmányok csoportja, akkor azok névsorát adjuk meg.

Csak akkor használhat rövidítéseket és speciális rövidítéseket, ha biztos abban, hogy a címzett biztosan megérti azokat.

Annak érdekében, hogy a szöveg nagyobb logikai szigort és következetességet biztosítson az üzleti szókincsben, a következő beszédmintákat használjuk kötőanyagként:

• emiatt;
• fentiek alapján;
• emiatt;
• az adatok szerint;
• Ennek alapján;
• Figyelembe véve;
• Egyéb.

A virtuális térben a kommunikációt miniatűrben reprezentáló üzleti interakció sajátos, és nem kevésbé megköveteli a vonatkozó etikett szabályok betartását. Az írással való kompetens munka a gyakorlatnak megfelelően az alábbi megjegyzések végrehajtását foglalja magában a kötetre, nyelvi normákra, szerkezetre és formátumra vonatkozóan.

• A téma képletének teljesen pontosan meg kell felelnie a szövegben megfogalmazott tárgynak. Ezzel gyorsan a kívánt üzleti hangulatra hangolhatja az olvasót.
• Az e-mailben küldött dokumentum optimális mennyisége "egy képernyőre" illeszkedik, a szöveg maximális mennyisége - egy A4-es lap.
• A mellékletek optimális mérete nem haladja meg a 3 MB-ot.
• Javasoljuk, hogy az elküldött fájlokat szabványos Zip vagy Rar kódolású archívumba "csomagolja". Mások gyakran blokkolva vannak az átvitel során.
• A hiperhivatkozásoknak szabványosnak kell lenniük (kék, aláhúzva).
• A címzettnek szóló választ a levél tetejére, elejére kell helyezni, nem pedig alul. Ez megkíméli a tollpartnert az előző szöveg felesleges és kényszerű görgetésétől.

• A levél nyelvét kell használni, amelyet a partner megért, amennyire csak lehetséges. A professzionalizmusok, a vállalati belső szókincs, a szleng kifejezések és rövidítések (különösen a külső levelezésben) megfelelő használatának kérdését a levelezőpartnerek kontextusától és minőségétől függően külön-külön döntjük el.
• Fontos, hogy tájékoztassa partnerét üzenetének kézhezvételéről - ez a jó modor jele, és az üzleti etikett része, amely az iránta való tiszteletet tanúsítja.
• A válasznak a lehető leggyorsabbnak kell lennie. Ha valamilyen oknál fogva nem lehet gyorsan válaszolni, akkor értesíteni kell a partnert levele kézhezvételéről, és jelezni kell a válaszadás időpontját. A válaszadás előtti etikus és kényelmes szünet az üzenet kézhezvétele után 48 óra. Ezen idő után a személy általában úgy véli, hogy az üzenet elveszett, vagy figyelmen kívül hagyják. A levelezés túlzott szüneteltetése gyakran társul a partner elvesztésének kockázatával, és az üzleti életben az etikai normák megsértéseként értelmezik.
• Az üzenet végén a postázás sorrendjétől függetlenül minden levélben feltüntetett elérhetőséget kell feltüntetni.
• Fontos, hogy az adatátvitel során kiemelt figyelmet fordítsanak az adatvédelmi kérdésekre.

Az üzleti levelezés etikájával kapcsolatos további információkért tekintse meg a következő videót.