Projektmenedzser: ki ő és mit csinál?

Ha azt mondják, hogy "orvos", "hegesztő", "tanár" vagy akár "meteorológus", akkor többé-kevésbé mindenki érti, hogy kiről van szó, és mit csinál. De a "projektmenedzser" valahogy érthetetlenebbnek hangzik. Igaz, ezt nem is olyan nehéz megérteni, csak meg kell nézni a fő felelősségeket és funkciókat, tanulmányozni a pozíció követelményeit.

A "projektmenedzser" szakmát (egyes forrásokban projektmenedzserként említik) hivatalosan "projekt portfóliómenedzsernek" nevezik. Így a névből az következik, hogy ez a szakember általában nem egy projekttel dolgozik: egyszerre több is van, és gondosan egyensúlyba kell hoznia a figyelmét. A projektmenedzser sokféle profilú szervezettel dolgozhat együtt:

• webstúdiók;
• kiadók;
• kereskedelmi struktúrák;
• ipari vállalkozások;
• zenei csoportok;
• áruszállítással foglalkozó cégek;
• ingatlan- és biztosítási ügynökségek és így tovább.

Úgy tűnhet, hogy ezeken a területeken nincs semmi közös, és mindegyikben nincs helye egy szakembernek. Azonban nem. A siker minden területen a csapat kiválasztásától, felépítésétől és a felelősségek elosztásától függ. Erre a három pontra összpontosítanak a projektmenedzserek. Nem adnak parancsot, hogy "ilyen-olyan rakományt küldjenek oda és ilyen-olyan autóval", "idén oda megyünk turnézni" vagy "20 mm keresztmetszetű alumínium csövek gyártását kezdjük el" ."

Az egyik előnyt már említettük. Ez az, amit egy projektmenedzser elvileg bármilyen tevékenységi területen megtalálhat magának. Ez azonban komoly hátránnyal is jár: nem mindenki érti egyértelműen, hogy egyáltalán miért van szükség ilyen szakemberre. Így kiderül, hogy a különböző szervezetekben nem egyforma a felelőssége. Egyes esetekben a projektmenedzserekre bízzák a fellépők kiválasztását, az aktuális és hosszú távú tervek elkészítését, valamint az operatív döntések meghozatalát. Máshol csak titkári és egyszerű koordinátori feladatokat bíznak rájuk, és semmilyen fontos ügybe, sőt jelentős információba sem engednek be. Ha valódi projektmenedzsmentről beszélünk, akkor ez egy meglehetősen ideges munka. Folyamatosan a következőket kell tennie:

• legyen tudatában egy bizonyos tevékenységi terület állapotának, esetleg többnek;
• legalább általánosságban tanulmányozza a következőt: „ki mit csinál és miért”;
• kövesse a kapcsolódó szakmák híreit;
• gyorsan tudjon döntéseket hozni információhiány esetén;
• kapcsolatokat találni sokféle emberrel, sőt segíti őket munkakapcsolatok kialakításában egymással;
• azonnal válthat a különböző projektek között.

De ez egy ideális terület az erő alkalmazására olyan társasági emberek számára, akik készek az ilyen kockázatokra, az állandó érzelmi és intellektuális stresszre. A projektmenedzserként végzett munka felelősségre és a legnehezebb helyzetekhez való gyors alkalmazkodás képességére tanít. Még ha a munkahelyén vagy a mindennapi életben több probléma "esik" egyszerre egy ilyen emberre, a lehető leggyorsabban és hatékonyabban találják meg a megoldást. Sok területen gyakran utaznak a projektmenedzserek, esetenként külföldre is – ez plusznak és mínusznak is tekinthető.

Ezeknek a szakembereknek el kell viselniük az információs túlterheltséget. És nem csak információval: a közvetlen végrehajtók és vezetőik számára minden üzlet, bármilyen bonyodalom ebben az üzletben érzelmileg színezett. Bármilyen elvonatkoztatott is a menedzser ezektől az érzelmektől, akkor is utolérik őt. És ha egy terv meghiúsul, még ha objektív, előre nem látható okokból is, gyakran a projektért felelős személy a hibás.

A projektmenedzser munkaköri feladatai nagymértékben függhetnek attól, hogy milyen területen dolgozik. Ez a személy kapcsolatba lép az ügyféllel (a szervezet vezetésével vagy más személyekkel, akik a fő célokat kitűzték). Ő felel a legfontosabb követelmények azonosításáért, és ezeknek a követelményeknek a rangsorolásáért. Feltételezhető, hogy egy ilyen szakember bármikor készen áll arra, hogy bemutassa, mi az, amit az egyes feladatoknál már elvégeztek és elértek, mit kell még elvégezni a közeljövőben... Ne csak „tényleg, hogy valami működik, és már készen is van” mutassa be, hanem egy teljes értékű jelentés formájában is.

A projektmenedzser pozíciója azt jelenti a határidők betartásának rendszeres, sőt folyamatos ellenőrzése. Ez a szakember az általános vezetés első asszisztense. Neki kell gyorsan tájékoztatnia, ha valami elromlik, új erőforrásokra, új kardinális megoldásokra, további alkalmazottakra van szükség a projektben. Ugyanakkor építeni is köteles a legmegbízhatóbb kapcsolat az alkalmazottakkal minden szinten. Egyetlen személy hiánya vagy az ügyben való részvétel hiánya elég egy szörnyű kudarchoz.

De a miniszterelnöknek még mélyebb interakcióba kell lépnie a kapott csapattal. Részt kell vennie a csoport toborzásában, megalakításában, a résztvevők közötti felelősségmegosztásban. Szükség esetén újraelosztásban, a szükséges készségek képzésében, megvalósításában.

A projekttámogatási menedzser sokat tesz a következő pontokon is:

• a munkafolyamat megszervezése;
• az interakció valós idejű beállítása;
• konfliktusmegoldó;
• az elvégzett munka minőségellenőrzése;
• a legjobban és legkevésbé hatékonyan teljesítők azonosítása;
• a termék különböző változatainak összehasonlítása, amelyeket az egyes előadók önállóan fejlesztettek ki;
• a projekt jövedelmezőségének és gyakorlatiasságának nyomon követése.

De általános esetben ezek mind jellemzők. A projektmenedzsereket pedig konkrétabb szakterületekre is osztják. Vegyünk egy bérprogramok szakembert. Az ilyen alkalmazottak szinte minden kereskedelmi bankban dolgoznak. Tömören fogalmazva, egy eredeti banki terméken dolgoznak – az alkalmazottak fizetési kártyáit terhelik.

A fizetési projektek száma bármely vállalkozásban bármi lehet - ezt diktálja a könyvelés és a pénzügyi elszámolás kényelme. Ezért a menedzsernek készen kell állnia arra, hogy bármilyen méretű projekttel dolgozzon. Ez a skála azonban nem befolyásolja a felelősség mértékét. Különben is a szakembernek mindent meg kell tennie azért, hogy a cégnek jövedelmezőbb legyen vele együttműködni, és ne más bankot keresni... Ezért neki kell elmélyednie a dokumentumáramlás, a pénzügyi és számviteli dokumentáció, az adózás, a pénzügyi áramlások mozgásának árnyalataiban.

Más a helyzet egy építési projektvezető esetében. Nyomon kell követnie, hogyan használják a legújabb technológiákat az építkezésen. Az építőipar hazánkra jellemző rohamos fejlődésének körülményei között ez a szakember kétségtelenül talál magának hasznot. Bármilyen konstrukció megköveteli:

• sok jóváhagyás;
• világos tervek és menetrendek;
• gazdasági és technológiai mutatók megalapozása;
• pályázatok és beszerzések lebonyolítása;
• berendezések és anyagok kiválasztása;
• alkalmazottak kiválasztása közvetlen munkára;
• az ingatlanok biztonságának nyomon követése építkezésen vagy használt raktárban;
• teljes interakció a lakhatásért és kommunális infrastruktúráért felelős szervezetekkel.

Ezen folyamatok mindegyikében bármikor elromolhat valami. A projektmenedzser pedig köteles számolni az ilyen bonyodalmakkal. Ha pedig mégis felmerül a probléma, jogos kötelessége a probléma mielőbbi megoldása.

Az oktatási projektek menedzsere ebben a tekintetben némileg más.... Új oktatási programokra keres például előadókat. Figyelemmel kíséri a meglévő programok hatását az emberek vonzására és teljes körű oktatására. Az ilyen tevékenységek során nem nélkülözhető a nagyon szoros kapcsolat a marketingesekkel és értékesítési vezetőkkel, másrészt a tanárokkal (oktatókkal) és a hallgatókkal.

Egy rejtélyesnek tűnő állapot, mint pl digitális projektmenedzser. Magának a kifejezésnek a figyelmes olvasásával könnyen érthető, hogy ez a szakember minden olyan alkotásra koncentrál, amely a digitális térbe kerül. És évről évre egyre több van belőlük. A távoli szervereken és a felhőalkalmazásokban végzett vállalati tevékenységeket azonban nagyon óvatosan kell koordinálni. Bár virtuálisnak tűnhet, valójában egy hibás döntésből, a munka következetlenségéből vagy az információszivárgásból származó veszteségeket teljesen valós pénzben mérik.

Digitális projektmenedzser köteles törekedni a szervezeten belüli minden információcsere és gazdálkodás átláthatóságának növelésére. Nem hangzik teljesen tisztán, de egyszerűbb ezt mondani: hogy világos legyen, honnan jött ez vagy az a döntés, cselekvés, ki kezdeményezte.Ennek megfelelően a vezetőség világosan megérti, hogy kit kell jutalmazni, bátorítani, és kit kell megbüntetni egy nem megfelelő kezdeményezésért vagy akár ki is rúgni inaktivitásért.

Szükséged lesz még:

• a lehető legegyszerűbb hozzáférés biztosítása a szükséges információkhoz;
• ennek a hozzáférésnek a körülhatárolása, mindegyikhez hozzárendelve a munkához szükséges adatok egy bizonyos körét (de nem többet);
• szükség szerint módosítsa a grafikát;
• újraosztani a felelősségeket.

A BIM menedzser-tervező több szempontból is egyedülálló szakma. Hazánkban hivatalosan csak 2020-ban jelenik meg. Valójában azonban már sürgősen szükség van a BIM osztályú technológiákra. A lényeg az, hogy egy ilyen menedzser végigkíséri a projektet a megvalósítás során. Össze kell gyűjtenie a program összes gyakorlati és gazdasági paraméterét, hogy együtt tudja őket működtetni.

A BIM menedzser által készített és felügyelt projekt úgy épül fel, hogy még ha a mutatók részlegesen megváltoznak is, minden függő paraméter automatikusan megfelelően módosul. A BIM kifejezés leggyakrabban az építőiparra utal. Ez magában foglalja a vizsgált objektumok speciális háromdimenziós modelljeinek összeállítását.

Már a projektmenedzser fő tevékenységeinek és tevékenységének sajátosságainak rövid áttekintése is mutatja: ennek a személynek ellenállónak kell lennie a súlyos stresszel szemben. És akár több igénybevételre is egyszerre, mert néha több munkát kell egyszerre elvégezni. Ugyanakkor a projektmenedzser "többfeladatosnak" kell lennie, azaz azonnali váltásnak kell lennie az egyes feladatok között. Vezetői tulajdonságokkal kell rendelkeznie ahhoz, hogy a megfelelő időben vezesse az embereket. Vagy egyszerűen azért, hogy az utasításait komolyan vegyék. Emellett fontos szerepet fognak játszani:

• általános intellektuális szint;
• szakmai terminológia ismerete azokon a területeken, ahol a projekt megvalósul;
• társaságkedvelő;
• rugalmasság;
• jelentős mennyiségű információ elemzésének képessége;
• eredményorientáció;
• kitartás és odaadás;
• Önfegyelem;
• az idő szigorú beosztásának képessége, és nem enged a csábításnak, hogy módosítsa az ütemtervet.

Az alapvető szakmai készségek a következők:

• munkatapasztalat alulról építkező pozícióban bármely területen;
• gyakorlati vezetői tapasztalat (legalább 1 év);
• egy bizonyos tevékenységi terület alapos ismerete;
• angol nyelvtudás szóbeli és írásbeli szinten;
• az a képesség, hogy időben „nemet mondjunk” mind a csapatnak, mind annak egyes képviselőinek, de még az ügyfélnek is (hogy ne keveredjen bele abba, ami nyilvánvalóan elérhetetlen);
• hajlandóság és képesség a jelenlegi üzleti folyamatokba való integrálásra;
• stratégiai gondolkodás és odafigyelés a részletekre;
• a tárgyalási képesség;
• a piac és a fogyasztói jellemzők ismerete.

E szakma elsajátításához az alappontokat minden más szakmában szerzett tapasztalat adja. De lehetetlen korlátozni magunkat erre, és tematikus videókat nézni az interneten. Mindenképpen meg kell próbálnia egy tematikus szakmai gyakorlatot egy megfelelő specializációval rendelkező stúdióban vagy ügynökségben szerezni. Megpróbálhat személyesen felkészítő tanfolyamokra is beiratkozni. Munkát találni a legjobb egy ismerős területen. Azok, akik az orvostudományból kerültek projektmenedzserekhez - kereskedelmi klinikákra, értékesítési menedzserekhez - a kereskedelmi szférából stb. A következőket is figyelembe kell vennie:

• annak szükségessége, hogy alaposan tanulmányozzák a munkaköri kötelezettségek listáját, mielőtt egy állásra jelentkeznének;
• zavar a munkaköri leírásokban a projektmenedzserek és az értékesítési vezetők, marketingesek és így tovább;
• a tesztek átadásának szükségessége;
• ezeknek a teszteknek az optimális paraméterei (egy jó cégben a jó HR-szakemberek néhány óra alatt értékelik a projektmenedzsert, és nem végeznek sok órás tesztelést);
• szinte bármilyen megüresedett állásra pályázni tapasztalat nélkül vagy minimális gyakorlattal.