Értékesítési asszisztens: Képzettség és felelősség

Az értékesítési menedzser asszisztens korunk egyik újdonsült szakmája. De megvannak a maga követelményei a képesítésekkel és a funkcionális felelősségekkel szemben. Nagyon fontos megérteni ezeket a részleteket, hogy megértsük, megfelel-e Önnek egy ilyen tevékenység vagy sem.

Egy értékesítési vezető asszisztens, akit számos cégnél asszisztensnek is neveznek, valójában ennek a menedzsernek a legközelebbi munkatársa. Egy ilyen pozíció legfontosabb pozitívumai:

• tapasztalata gyarapításának (képzettségének javításának) lehetősége;
• lenyűgöző karrierlehetőségek.

Bizonyos esetekben ez meghaladja azt a jelentős fizikai és szellemi terhet, amely elkerülhetetlenül a vezető-asszisztensekre nehezedik bármilyen tevékenység során. Az asszisztensre háruló feladatok konkrét körét a cég sajátosságai és az általa értékesített termékek határozzák meg. Leggyakrabban az asszisztensek ötnapos héten dolgoznak, és a fizetési sáv a minimális szinttől 20 000 rubelig terjed, esetenként meghaladva ezt a szintet.

Az asszisztensi pozíciókba, ha nincs szükség tapasztalatra, általában olyanok kerülnek be, akik korábban valamilyen okból nem dolgoztak, valamint egyetemisták, végzős hallgatók stb.... Ebben a munkában valójában tapasztalatot szereznek. Az asszisztens pozíciója gyakran ugródeszkává válik a menedzserré válás felé. Ez általában akkor fordul elő, ha a jelenlegi vezetőket hamarosan előléptetik vagy másik egységhez küldik.

Különféleképpen szükséges az oktatás, amit itt is egy adott munkahely határoz meg. Egyes esetekben az átlagos szakképzettség is elegendő. Más esetekben felsőfokú végzettségű asszisztensekre van szükség, máskor pedig csak egy speciális egyetemi végzettséggel rendelkező asszisztens felel meg a főnöknek. A fő hangsúly általában a közgazdasági ismeretek birtoklásán, az értékesítési képességen és a pszichológiai ismereteken van. Az idegen nyelvek ismerete javasolt.

Ami a munkatapasztalatot illeti, a helyzet itt sem túl egyértelmű. Autóalkatrészeket, élelmiszereket vagy ruhákat cipőkkel együtt értékesíteni mindenképpen kívánatos, de nem kategorikusan. De az overálok, speciális élelmiszerek (egzotikus, egyedi), összetett típusú ipari termékek kereskedelme tapasztalat nélkül kevéssé valós. A számítógépes és alapszintű programtudás már mindenki számára jellemző, aki a menedzsmentben részt vesz, és hamarosan ez lesz az alapértelmezett.

A munkaköri leírások pontosítják a vezető-asszisztensek képesítési követelményeit. A következőket kell birtokolniuk:

• a termelés kereskedelmi kereskedelmi tevékenységét szabályozó főbb törvények és kulcsfontosságú szabályzatok (beleértve az osztályokat is);
• a gazdaság jelenlegi állapota;
• az üzlet és a kereskedelem alapelvei;
• a piaci helyzet (általában magán a vállalatnál, versenytársainál, a kapcsolódó iparágakban, a különböző régiókban);
• a piac dinamikája és a kereslet és kínálat fő trendjei;
• az értékesített áruk (szolgáltatások) fő választéka, besorolása, rendeltetése, legfontosabb jellemzői és képességei, amelyeket ezek az áruk (szolgáltatások) a fogyasztónak ténylegesen adnak.

Természetesen, figyelemmel kell kísérnie az aktuális árszintet... Sőt, nagyon hasznos lesz a menedzsment elméletének és gyakorlatának ismerete, a szervezeti adminisztráció alapelvei. A menedzser asszisztensek különféle dokumentumokat készítenek, tárgyalásokon vesznek részt, így ők ismernie kell az irodai munkát és a munkafolyamatot, a kereskedelem pszichológiáját.

Ezenkívül el kell sajátítania:

• üzleti etika;
• az üzleti hálózatépítés megközelítései;
• szociológia;
• a személyzet motivációja;
• modern számítógépes programok és a munkát megkönnyítő hálózati szolgáltatások.

Az ilyen alkalmazott fő feladatai a következők:

• segítségnyújtás a menedzsernek az értékesítési hálózat megszervezésében és hibakeresésében;
• információgyűjtés az áruk vagy szolgáltatások iránti keresletről, a változás okainak elemzése;
• további vevők és közvetítők felkutatása, kapcsolatfelvétel velük;
• ügyfélkörrel való tárgyalás;
• dokumentáció elkészítése a szerződéskötést megelőző szakaszban;
• szerződések megkötése;
• áruszállítás megszervezése szerződéseknek megfelelően;
• a leszállított áruk és nyújtott szolgáltatások fizetésének nyomon követése, egyéb feltételek betartása;
• az áruk minőségével és jellemzőivel kapcsolatos főbb állítások és kívánságok tanulmányozása;
• az értékesítés utáni szolgáltatások minőségének elemzése;
• az eladások számának és dinamikájának elemzése.

A menedzser asszisztens figyelembe veszi a fogyasztók panaszait és megérti, hogy mi az oka, kinek van igaza, hogyan előzheti meg a jövőben a hasonló panaszokat. Ez az alkalmazott aktívan részt vesz a marketing és promóciós tevékenységekben. Feladata a fogyasztókra vonatkozó adatok gyűjtése és adatbázisokba, szakértői rendszerekbe történő bevitele. Az is szükséges a munkáról beszámolókat készít, elemző áttekintéseket, referenciákat készít (melynek tárgyát a vezető határozza meg).

Vezetői asszisztenst csak a szervezet, illetve a fióktelep (szerkezeti egység) vezetője nevezhet ki és menthet fel, a nyilatkozatot a vezető vagy más tisztségviselő teszi meg. Amíg az asszisztens távol van, hivatalosan kinevezett személy helyettesíti. Ezután ugyanazok a jogok és kötelezettségek szállnak át a helyettesítésre. Az asszisztensek a következőkre jogosultak:

• megismerjék a tevékenységüket szabályozó összes dokumentumot;
• kérjen minden információt a munkához (beleértve az egyéb szerkezeti részlegeket is);
• javaslatokat tenni a munka javítására.

Ők felelősek:

• kötelezettségeik teljesítésének elmulasztása;
• a polgári törvénykönyv megsértése;
• a büntető törvénykönyv megsértése;
• közigazgatási szabálysértés;
• anyagi kár vagy adatszivárgás.