Beszerzési menedzser: munkaköri leírások és követelmények

A modern társadalomban a menedzser szakma meglehetősen népszerű és keresett, de nem mindenki érti teljesen az ilyen típusú tevékenység lényegét. Ezenkívül sokaknak kissé általános elképzelésük van erről a munkáról, és kevesen tudják, hogy a vezetői szakma számos külön ágra oszlik. Például a HR vezetők szakképzett személyzet kiválasztására specializálódtak, míg a rendezvényszervezők tevékenységüket különféle rendezvények szervezésére alapozzák. A beszerzési szakembereknek van egy olyan ága is, amelynek tevékenysége alapvetően eltér a szakma többi képviselőjének tevékenységétől.

Nézzük meg közelebbről a beszerzési menedzser tevékenységének lényegét, főbb munkaköri feladatait, követelményeit és egyéb, ehhez a szakmához kapcsolódó fontos árnyalatokat.

A beszerzési menedzser nagyon fontos része minden cég személyzetének, különösen, ha kereskedelmi vállalkozásról van szó. Pontosan ennek a szakembernek a feladatai közé tartozik a legjövedelmezőbb kereskedelmi ajánlatok felkutatása, a beszállítókkal való kommunikáció, minden szükséges dolog megvásárlása és a megfelelő dokumentáció elkészítése.

Egyes különösen nagy cégeknél erre a célra akár egy külön részleget is létrehoznak, amelynek dolgozóinak meghatározott, körülhatárolt feladataik vannak, aminek köszönhetően a munkájuk harmonikusabb és kimértebb, mivel a teljes folyamatban többen vesznek részt, ennek megfelelően nem kell rohanni, az összetévesztés veszélye minimális. Például a közbeszerzésben részt vevő szervezetekre jellemző az a gyakorlat, hogy az alkalmazottakat osztályokhoz rendelik. Lehetnek különböző spektrumú mezőgazdasági termékek, valamint különböző fajtájú és típusú gabonanövények. Egyes esetekben a menedzsernek még asszisztensre is szüksége lehet, akire a gabona és egyéb termékek beszerzésével kapcsolatos feladatok egy részét átruházhatja.

Nagyon gyakran a beszerzési osztályok a következőképpen strukturálhatók:

• a vezérigazgató az osztályon vezető beosztást tölt be, és a felelősség nagy része őt terheli, ami őt terheli az egész osztály munkájáért;
• a menedzsernek több asszisztense is van a munkájának egyszerűsítésére, akik segíthetnek a jövedelmező ajánlatok felkutatásában és a beszállítókkal való találkozók megszervezésében.

Mint minden más tevékenységi területnek, a beszerzési menedzser szakmának is megvannak a maga előnyei, de nem mentesek a hátrányaitól.

A vitathatatlan előnyök közé tartoznak a következők:

• az ajánlatok piacának folyamatos tanulmányozása, amely így vagy úgy hozzájárul a szakmai készségek intenzívebb fejlesztéséhez;
• a különféle áruk gyártóival és az értékesítő cégek képviselőivel való nagyszámú kapcsolatnak köszönhetően jó ismeretségi körre tehet szert, amely hasznos lehet a későbbiekben;
• bizonyos esetekben lehetőség van külföldi gyártású áru vásárlására, amelyet nem lehet távolról kiválasztani, mivel személyesen kell ellenőrizni a termék minőségét; ezért az e területen dolgozó szakemberek számára rendszeres külföldi üzleti utakat biztosítanak, amelyekben a személyes szabadidő eltöltésére is jut idő;
• a fizetés mértéke mindig az Ön képességeitől és szakmai felkészültségétől függ, így biztos lehet benne, hogy az igazán magas színvonalú munkát mindig érdemei szerint értékelik.

A hátrányok közül leggyakrabban a következők figyelhetők meg:

• nagyon magas fokú felelősség, amelyet egy szakemberre ruháznak - a vállalat egészének működése a beszerzési vezetőtől függ, mivel az áruk minősége és a tranzakció jövedelmezősége közvetlenül befolyásolja a vállalkozás pénzügyi helyzetét;
• a szokásos beszállítóktól a szükséges anyagok és alapanyagok hiányában a szakembernek sürgősen újakat kell keresnie, meg kell tárgyalnia és új szerződési feltételeket kell kidolgoznia;
• helyesen kell kiszámítani a megvásárolandó áruk és nyersanyagok mennyiségét, mivel a hiány termelési problémákhoz, a többlet pedig pénzügyi problémákhoz vezethet.

A beszerzési menedzser feladatai, valamint a szakember által ellátott funkciók nagyon sokrétűek, bár végső soron egy dologra - a vásárlások végrehajtására - vonatkoznak.

Nézzük meg közelebbről, mit is csinál ez a fajta szakember:

• mint korábban említettük, a fő felelősség az biztosítva a vállalkozást mindazzal, ami a működéséhez szükséges;
• minden beszerzési alkalmazott, tudnia kell, hogyan lehet jó üzleti kapcsolatokat fenntartani a meglévő beszállítókkalhogyan találhat új jövedelmező ajánlatokat;
• pályázatok elkészítése a jelenlegi időben, amely jelzi a jövőbeli megrendeléseket - az egyik fő feladat;
• az ellátási folyamatokat szorosan figyelemmel kell kísérni, különösen ha új beszállítókkal való együttműködésről van szó, ezért a vezető funkcionális feladatai közé tartozik a szállítások nyomon követése is;
• ezen kívül egy szakember folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a kínálati piacotúj beszállítók keresése, valamint a régi beszállítók körének változásainak nyomon követése;
• az értékesítés mértékétől függően, amely növekedhet vagy csökkenhet, a vásárolt anyag mennyiségét is korrigálni kellhogy ne álljon elő annak hiányával vagy feleslegével járó helyzet;
• nagyon fontos nyomon követni a rendszeres beszállítók új ajánlatait, hiszen ilyen esetekben lehetőség van az ügylet kedvezőbb feltételeiben is megállapodni;
• bármely kategóriájú alapanyag vásárlása esetén, például élelmiszergyártáshoz vagy étterembe, meg kell győződnie az áru minőségéről, valamint a lejárati dátumról;
• és persze szükséges is időben megoldja a pénzügyi kérdésekethogy elkerülje a beszállítókkal szembeni tartozásokat.

A tevékenységüket ehhez a szakmához kötni kívánó álláskeresőknek tisztában kell lenniük azzal, hogy vannak bizonyos követelmények, amelyek nemcsak a szakmai színvonalra, hanem a személyes tulajdonságokra is vonatkoznak. Az összes követelmény és egy bizonyos szintű kompetencia nélkül lehetetlen igazi szakemberré válni a szakterületén.

Természetesen egy ilyen pozíciót betöltő személynek rendkívülinek kell lennie, és aktív, magabiztos élethelyzettel kell rendelkeznie. Erre azért van szükség, hogy a vállalat igényeinek megfelelő, jövedelmező kereskedelmi ajánlatokat keressünk. Ezen túlmenően egy szilárd belső "mag" segít a versenytársakkal való kompetens interakcióban és az egészséges verseny lebonyolításában. Az önbizalommal rendelkező emberek, akik olyan tulajdonságokkal is rendelkeznek, mint a szociabilitás, a pozitivitás és a társasági képesség, sokkal könnyebben tudnak tárgyalni és közös nyelvet találni közvetlen partnerekkel.... Az elemző gondolkodású beszerzési menedzser a legnehezebb problémákat is könnyedén meg tudja oldani, ha nem is a cége javára, de legalább nem a rovására.

A felelősség és a pontosság segít a főnökökkel és partnerekkel való interakcióban, mivel ezek a tulajdonságok segítenek abban, hogy professzionálisabbnak tűnjön mások szemében. A gyors tanulás, az elhivatottság, valamint a magas szintű hatékonyság olyan tulajdonságok, amelyek elősegítik a szakmai fejlődést és a gyorsabb karrier növekedést.

Sok más személyiségjegy is van, amellyel egy professzionális beszerzési ügynöknek rendelkeznie kell. De ebben az esetben bemutatásra kerülnek azok az alapvető tulajdonságok, amelyek nélkül lehetetlen megbízható szakemberré válni a szakterületén.

Ami a tudást és a szakmai készségeket illeti, itt minden egy kicsit bonyolultabb. A helyzet az, hogy bizonyos személyes tulajdonságokat nélkülözhet, ha a szakember folyékonyan rendelkezik szakmai ismeretekkel, de a munkáltató egyszerűen nem tudja lehunyni a szemét, még akkor sem, ha Ön nagyon vonzó személyes tulajdonságokkal rendelkezik.

A szakembernek a következő ismeretekkel és készségekkel kell rendelkeznie:

• mindenekelőtt a szakmai színvonal határozza meg a vezetői felsőoktatás szükségessége, aminek köszönhetően a munka minden finomságát ismerni fogja, legalább elméletben, ha nincs gyakorlati tapasztalat;
• lehetetlen nélkülözni egy bizonyos szintű képzést az üzleti tárgyalások terén; különösen nagyra értékelik azokat az alkalmazottakat, akik ezen a területen tanfolyamokat végeztek, ahol részletesen tanulmányozzák a folyamat minden finomságát és fontos árnyalatát;
• egyes esetekben szükséges lehet nagyon nagy mennyiségű különböző információval dolgozni, ezért egy igazi szakembernek jól kell ismernie az anyagot, és képesnek kell lennie gyorsan átkapcsolni egyik feladatról a másikra;
• Kívül, ismeretekkel kell rendelkeznie a logisztika területénvalamint bizonyos szintű ismeretekkel kell rendelkeznie a polgári és kereskedelmi jogrendszer területén;
• üdvözölte árismeret, személyi számítógép magabiztos használata és értékesítési tapasztalat.

Kétségtelen, hogy minden szakembernek speciális oktatással kell rendelkeznie a saját területén, amely lehetővé teszi számára, legalábbis elméletben, hogy képet kapjon a jövőben elfoglalt pozíciójáról. Sokan azonban úgy gondolják, hogy a beszerzési szektorban való munkavégzéshez elegendő csak egy oklevél, amely megerősíti a menedzsment területén szerzett képesítést. Ez a vélemény téves, hiszen ehhez szűkebb, speciális ismeretekre van szükség. Még ha vezetői diplomával is rendelkezik, feltétlenül el kell végeznie egy átképző tanfolyamot vagy kiegészítő képzést a beszerzési menedzsment területén, és külön meg kell ismerkednie a közbeszerzésekkel, amelyek alapvetően különböznek a magánvállalkozások kereskedelmi tevékenységétől.

Ezen túlmenően sok munkaadó támogatja, hogy a munkavállalók számára rendszeres képzéseket tartsanak, amelyek célja a piaci és az ország gazdasági változásaihoz igazodó képzettségfejlesztés, tudásfrissítés. Fel kell készülnie arra a tényre, hogy amikor bármilyen, bármilyen formátumú és léptékű vállalatnál megkapja ezt a pozíciót, eleinte fizetett szakmai gyakorlattal kezdi pályafutását, melynek sikeres elvégzése után már teljes jogú beszerzési menedzsernek tekinthető... A jövőben, hogy az alkalmazottak ne veszítsék el a munkamotivációjukat, a főnöknek érdeklődnie kell a szakemberek iránt, lehetőséget biztosítva számukra a karrier növekedésére. Például a nagy cégeknél, ahol egész beszerzési részlegek működnek, pályafutását junior szakemberként kezdheti, majd közép- vagy vezető szakemberré léptetheti elő, és fokozatosan osztályvezetői pozícióba léphet.

Ahhoz, hogy minden jelentkező figyeljen Önre, hozzáértő önéletrajzot kell készíteni, amelyben Önt a munkáltató számára a legkedvezőbb színben mutatják be.

Fontolja meg a következő alapvető szabályokat az önéletrajz írásához:

• ne feszítse több oldalra a történetet önmagáról és eredményeiről; az információnak tömörnek és érthetőnek kell lennie;
• szigorúan tilos a tényeket elferdíteni, tekintettel az Ön képzettségére és munkatapasztalatára, mivel ezt az információt egy végzettséget igazoló oklevél vagy munkakönyv segítségével kell dokumentálnia;
• a tervezésnek holisztikusnak kell lennie, ezért ajánlatos ugyanazokat a technikákat használni a fontos részletek kiemelésére, valamint egyetlen betűtípust;
• előre megszerezni a munkáltató kegyeit, ajánlatos fényképét csatolni az önéletrajzához; a legjobb, ha egy profi felvételről van szó, ahol meglehetősen stílusosan, de diszkréten mutatják be;
• az önéletrajznak tisztának kell lennie az írásjelek és a helyesírás tekintetében, valamint van egy bizonyos fókusz - ajánlott kezdetben jelezni a pozíciót és a javadalmazás szintjét, amelyre törekszik;
• személyes eredmények jelzéseaz előző munkahelyen kapott is szívesen látjuk.