Irodavezető: ki ő és mit csinál?

A modern üzleti életben egyetlen irodával rendelkező cég sem nélkülözheti az irodavezető munkáját. Ez a pozíció magában foglalja egy szervezet irodai munkafolyamatának adminisztrálását és menedzselését.

Lényegében egy irodavezető az az az informatív és vezető láncszem, ahol a vállalat minden munkapillanata összeér és megoldódik. Kapcsolatban áll a vezető és a beosztottak között, tájékoztatja a hétköznapi alkalmazottakat a vezető által aláírt dokumentumokról, kapcsolatba lép a cég ügyfeleivel, figyelemmel kíséri a levelezést, figyelemmel kíséri a cég teljesítményét és irodát biztosít az iroda számára, végrehajtja az igazgató és helyettesei közvetlen utasításait. .

Az irodavezető olyan alkalmazott, aki az egész iroda számára teljes körű munkafolyamatot biztosít. A szakma leírása segít jobban megérteni a munka lényegét.

A kékgalléros szakmák és alkalmazotti beosztások osztályozója szerint az irodavezetői szakma és feladatai jelentősen eltérnek a titkári szakmától. Az irodavezető mindenekelőtt a cég irodahelyiségének szervezője, menedzser és ügyintéző egy személyben. A titkári szakma azt jelenti, hogy egy meghatározott személy (igazgató, igazgatóhelyettesek, felsővezetők) alá van rendelve, és csak az ő ügyeit intézi.

Az irodavezető irányítja az iroda minden aktuális munkáját, főként a papírmunkát. Megszakítás nélkül figyel irodai berendezések munkája, biztosítja a cég alkalmazottait irodaszer, időben felhívja a dolgozók figyelmét a vezető által az irodában kiadott utasításokra, utasításokra, közleményekre, fogadja a bejövő telefonhívásokat, szükség esetén naptárt vezet az igazgató találkozóiról és kirándulásairól. Ebben az esetben a megüresedett munkakör neve „titkársági funkcióval rendelkező irodavezető”.

Mivel az irodavezető munkája szervezési, tájékoztatási és adminisztratív tevékenységeket foglal magában, munkaköri feladatai közé tartoznak bizonyos funkcionális feladatok. Pontosan ez a munkaviszony és az irodavezető lényege, akinek:

• irodai munka előkészítése egy új munkanapra: telefonok, számítógépek és irodai berendezések működésének, fogyóeszközök (papír, utántöltött nyomtatópatronok) elérhetőségének ellenőrzése;
• ellenőrizni, fenntartani a tisztaságot az iroda helyiségeiben, az egészségügyi szabványoknak való megfelelés (teljes világítás, szellőzés, hőmérsékleti feltételek a helyiségekben), ellenőrizze az osztott rendszerek működését;
• időben beszerezni az írószereket és időben biztosítson számukra irodai dolgozókat;
• rendelni ivóvizet, Mosószerek, WC-papír, szalvéták;
• az aktuális dokumentumfolyam vezérlése: elkészíti a hivatal teljes értékű munkájához szükséges dokumentumokat, beszámolókat, munkaanyagokat, megoldja az egyéb munkapillanatokat, feladatokat;
• napi figyelemmel kíséri a sofőr és a futár munkáját;
• a vezető utasítása szerint, az irodavezető felelős az alkalmazottak közötti feladatok megosztásáért, feladatokat tűz ki számukra, felhívja figyelmükbe a szükséges munkainformációkat, meghatározza felelősségük mértékét, elemzi az elért eredmény eredményességét;
• havi pénzügyi költségek kiszámítása és becslése az iroda fenntartása érdekében figyelemmel kíséri annak végrehajtását;
• vezetni egy munkaidő lapot, az egyes munkavállalók által egy naptári hónapon belül ledolgozott napok és órák száma, a munkaidő-nyilvántartást időben át kell adni a számviteli osztálynak bérszámfejtésre;
• figyelemmel kíséri a munkafegyelem betartását: a késés tényéről, a munkából korai kilépésről, a munkavállalók távollétéről értesíti a cég vezetését, nyilvántartást vezet a megsértésekről és az öltözködési szabályok be nem tartásáról;
• találkozókat szervezni, regisztrálni és segíteni a látogatókat kérdéseik megoldásában.

Az irodavezető fő kompetenciái a tárgyalások, értekezletek, értekezletek előkészítése, lebonyolítása:

• el kell végeznie az összes szükséges anyag előkészítését, gondoskodik minden érdeklődő részvételéről a rendezvényeken, az ülésről jegyzőkönyvet vezet;
• levelezést folytat a cég ügyfeleivel és partnereivel, anyagokat küldeni;
• bejövő és kimenő irodai levelezéssel dolgozni, regisztrálja, vegyen részt a szállításban;
• segítséget és segítséget nyújtani az alkalmazottaknak konfliktusok és vitás helyzetek megoldásában;
• koordinálja az irodai munkát a munkanap végén ellenőrizze az irodai berendezéseket, a világítást, a split rendszereket, a klímaberendezéseket, hogy le vannak-e kapcsolva az áramellátásról;
• egyes esetekben az irodavezető feladata az új alkalmazottak felkutatása és felvétele (információkat helyez el a szükséges üresedésekről speciális oldalakon, átnézi az önéletrajzot, előzetesen kiválasztja a jelentkezőket, interjút készít);
• írásban vagy telefonon tájékoztatja a potenciális ügyfeleket az áruk és szolgáltatások árlista szerinti költségéről;
• tanácsot ad a vállalati részlegek elhelyezkedésével kapcsolatban, funkcióik;
• ügyfélbázist tart fenn vállalkozások;
• ellátja a telephely karbantartási feladatait, áruk és szolgáltatások reklámozása, ajándéktárgyak rendelése, nyomtatás, tájékoztató anyagok terjesztése.

Ahhoz, hogy irodavezető lehessen, a jelöltnek rendelkeznie kell a munka elvégzéséhez szükséges kulcsfontosságú készségekkel, valamint bizonyos személyes és szakmai tulajdonságokkal.

Az ember személyes tulajdonságai a személyiségét alkotó biológiai és társadalmi összetevők. Biológiai összetevők az ember a természettől, szüleitől és őseitől kap egy bizonyos génkészlet formájában. Társadalmi összetevő - ez az a társadalmi környezet, amelyben az ember felnőtt és nevelkedett.

Mindkét összetevő alakítja a jellemet és a személyiséget, felruházva az egyént bizonyos, jó és negatív tulajdonságokkal. Egy személy összes személyiségjegyének egyesítésével objektív, megbízható pszichológiai portrét kaphat.

A pozitív személyiségjegyek közé tartoznak az olyan jellemvonások, mint:

• őszinteség;
• kitartás a kitűzött cél elérésében;
• figyelmesség;
• Önfegyelem;
• felelősség és szervezettség;
• kemény munka, kitartás;
• belső nemesség;
• tárgyilagosság;
• társaságkedvelőség, udvariasság, barátságos hozzáállás az emberekhez;
• higgadtság, odaadás, figyelmesség, pontosság;
• konfliktusmentesség, az alkalmazottak közötti viták megoldására való képesség, mindenben optimizmus és pozitívság;
• gyorsaság, gyors észjárás, segítőkészség;
• tevékenység, ambíció.

E személyiségjegyek mindegyike mögött az ember pszichológiai és érzelmi nevelése, öröklődése, a társadalmi környezet, amelyben felnőtt.

A negatív személyiségjegyek a következők:

• összeszerelés hiánya, figyelmetlenség;
• depressziós életszemlélet, optimizmus hiánya;
• képtelenség időben összegyűjteni a gondolatokat és következetesen megoldani a kijelölt feladatokat;
• agresszív karakter;
• pletykálkodásra és cselszövésre való hajlam.

Az ember üzleti tulajdonságai bizonyos munkafeladatok és funkciók ellátására való képessége.

Üzleti adottságok alapján megítélhető, hogy a jelentkező mennyire tudja hatékonyan megszervezni munkafolyamatait, mennyire látja el munkaköri feladatait. Egy iroda sikeres vezetéséhez a pályázónak a tudáson és készségeken túl bizonyos üzleti tulajdonságokkal kell rendelkeznie, amelyek közé tartozik:

• végzettség, képzettségi szint;
• munkatapasztalat;
• gyors tanulás, alkalmazkodás az új körülményekhez;
• igényesség önmagával és másokkal szemben;
• többfeladatos környezetben való munkavégzés képessége, több probléma egyidejű megoldása;
• elemző gondolkodás, a rugalmas és a kereteken kívüli gondolkodás, a helyes következtetések levonása, az általánosítás képessége;
• üzleti érzék;
• vezetői képességek;
• hajlandóság túlórázni;
• szónoki készség, diplomáciai és meggyőzési készség;
• üzleti kommunikációs készségek.

Az ember szakmai tulajdonságai a személyes és üzleti tulajdonságok kombinációja, valamint mindazok a készségek, amelyeket karrierje során sajátítottak el. Az irodavezető szakmai tevékenysége során köteles:

• bizonyos ismeretekkel rendelkezik, készségeket és képességeket a területen irodai vezetőség;
• szakmailag tudását és készségeit a gyakorlatban alkalmazza;
• tudjon dokumentumokkal dolgozni, ismerje az iratáramlás szervezési elveit, az archívum létrehozásának szabályait;
• legyen magabiztos számítógép-felhasználó és egyéb irodai berendezések;
• alaposan ismeri a munkafolyamatot, bejövő és kimenő levelekkel dolgozni, ismerni a nyilvántartásba vétel szabályait, a vezetői határozatokat haladéktalanul eljuttatni a szerkezeti osztályokhoz, figyelemmel kísérni a cég alkalmazottai által aláírt dokumentumok teljesítésének határidejét, postai úton vagy futárral küldeni a kimenő leveleket;
• rendelkezik adminisztratív vezetői ismeretekkel;
• gyorsan tud gépelni, ismerje egyes dokumentumok (parancsok, utasítások, utasítások, rendeletek) elkészítésének elveit, szabályait;
• haladéktalanul megszabadulni a hasznos ismeretektől (sürgősségi szolgálatok, villanyszerelő, vízvezeték szerelő, ebéd kiszállítás elérhetőségei);
• ismeri az idegen nyelveket (nem mindig), bár egyes cégeknél egy-egy idegen nyelv ismerete a fő feltétel a jelöltnél, és ilyenkor az irodavezetőnek folyékonyan kell beszélnie, olvasnia és írnia idegen nyelven;
• tudjon hozzáértően beszélni és írni, fejezze ki gondolatait jó irodalmi nyelven;
• saját üzleti etikett ismeretek.

Irodavezetői szakmát egyetlen felsőoktatási intézmény sem oktat. Költségvetési vagy magán képzőhelyeken, főiskolákon végezhet képzést és kaphat oklevelet vagy szakképzési bizonyítványt.

A nagyvállalatokban általában csak felsőfokú végzettséggel szeretnének szakembert látni ebben a pozícióban, erre a pozícióra a kisvállalkozások középfokú vagy szakirányú középfokú végzettséggel rendelkező munkavállalót alkalmazhatnak.

A legfontosabb dolog, amire minden munkáltató odafigyel ebben a pozícióban szerzett munkatapasztalat, számítógépes ismeretek szintje, irodai berendezések ismerete és azokon való munkavégzés képessége, az irodai munka és archiválás alapjainak ismerete, Idegen nyelvek ismerete.

Az önéletrajz helyes megírásához és az áhított pozíció megszerzéséhez szüksége van részletesen, de őszintén mondjon el minden információt magáról: személyes, szakmai, üzleti adottság, hasonló munkakörben szerzett munkatapasztalat, végzettség.

A várható bérek mértéke egyértelművé teszi a munkáltató számára, hogy mit tud ajánlani, és mire pályázik a jelölt.

Ne adjon meg hamis információt munkatapasztalatról, végzettségről - mindez könnyen ellenőrizhető, ebben az esetben a jelentkező üresedése elérhetetlenné válik, egyszerűen elutasítják.

A fényképezés pozitív pillanat egy jelölt számára, a munkáltatónak tudnia kell, hogy kinek az önéletrajzát vizsgálják. Az irodavezető a cég arca, és a munkáltatónak sem közömbös, hogy ki fogja képviselni.

Feltétlenül tüntesse fel végzettségének szintjét, gyakran a munkaadót erre a pozícióra veszi felsőfokú gazdasági, jogi, pszichológiai vagy filológiai végzettséggel rendelkező szakember.

Az ilyen információk hasznosak lesznek a munkáltató számára.

Az önéletrajz írásakor ragaszkodjon annak szerkezetéhez:

• Személyes adat - név, életkor, elérhetőségek;
• személyes - a szakasz nem kötelező, de jobb, ha kitölti;
• alapvető készségek és képességek - jelezze, milyen irodai programokkal rendelkezik, sorolja fel az összes elvégzett továbbképző tanfolyamot, szemináriumot, képzést, egyéb kiegészítő képzést;
• munkatapasztalat - sorolja fel az összes gyakorlatát, szakmai gyakorlatát, befejezett projektjét, önkéntes programját időrendi sorrendben, jelölje meg azokat a vállalkozásokat, ahol korábban dolgozott, oktatásait és képzéseit (minden oktatási programot és irányt, amelyen végzett);
• ajánlásokat - ebben a rovatban tüntesse fel azon személyek nevét és elérhetőségét, akik új munkáltatónak ajánlhatják Önt, és pozitív visszajelzést adhatnak Önről.

Ha munkatapasztalattal nem rendelkező jelentkező irodavezetői állásra jelentkezik, akkor jobb, ha ezt a részt egyáltalán nem tünteti fel az önéletrajzban. Nem kell megmutatni a munkáltatónak a tudás és készségek hiányát. Ebben az esetben érdemesebb leírni személyes és üzleti tulajdonságait, milyen alap- és kiegészítő végzettséggel rendelkezik (szemináriumok, tréningek).

Munkatapasztalatként ipari gyakorlatot, diploma előtti gyakorlatot, konkrét rendezvényszervezési jártasságot, olimpián, konferencián, versenyen, mindenféle teszten való részvételt jelezhet. Ha bármilyen eredménye vagy sikere van közvetlenül a jövőbeni munkájához kapcsolódóan, feltétlenül tüntesse fel ezt az információt az önéletrajzában.